2013年4月25日星期四

廉署酬酢開支問題

從事企業內部審計工作多年,甚麼古靈精怪的違規手法也見過,若要數最常見的,莫過於俗稱為「Order splitting」或「Payment splitting」的手法。

例如分支機構的銀行帳戶,很多企業都會容許由當地管理人員負責管理,當中包括簽發支票,將權力下放,用意是方便分支機構的日常運作,不單提高他們的工作效率,更可以節省總公司的資源。

可是、有利也有弊,此舉最大的風險是「托水龍」。為了減低風險,不少企業都會為這些帳戶設定簽發上限,打個比喻,例如每張開出支票的金額不能超過10萬元,若支票超過此數,就需要由總公司加簽。

假設分支機構突然要支付一筆12萬元的款項,但因某些原因影響,不想驚動總公司,為了規避簽發上限,當地管理人員就開出兩張6萬元支票,這種行為就是「Payment splitting」。

有些銀行做得比較好,我就曾經收過某間銀行的電話,說收到兩張疑似Split cheques,要求總公司核實並確認。類似的手法還可以應用在企業向供應商開出的訂單及部門預算等。

為甚麼要這樣做?原因有很多,貪方便的有之,欺瞞總公司的有之,舞弊造假從中取利的有之。不過,不論是何種原因,目的只有一個,就是要將金額拆開,務求避過規限。對不少企業而言,此等手法被視為蓄意欺詐和舞弊行為,因為是明知而故犯,所以不會容忍的。

廉政公署一向致力防貪工作,在他們編製過的教育資料當中,也提及過上述手法。例如《防貪錦囊:酒店管理》,第7頁就提到,涉及採購程序的貪污手法包括「透過分拆訂單越過正常採購程序或迴避向上級申請授權」。

另外,於《防貪錦囊-採購》的第13頁,就建議企業管理層應不時審閱異常情況報告,查看是否有「分拆訂單或不遵守既定甄選準則的採購情況」。

由於見慣了,所以每當聽到類似事情都不會驚奇,但最近的一宗新聞卻例外,講的就是審計署第60號報告關於廉政公署的部分。根據報告,廉署在控制開支方面有兩個問題。

第一個問題涉及去年一項屬於應酬性質的晚飯開支,根據廉署內部規定,開支上限是每人450元。雖然最後申報金額是431元,表面上沒有超標,但審計署卻發現實際開支應為523元,因為當晚另有一筆甜品開支分開了申報。另外,廉署還買了一批紅酒在席間飲用,相關費用沒有計入應酬費,但當成宣傳費來申報。

第二個問題,涉及去年另一項應酬活動,實際開支是每人1,045元,但沒有按照規定,於事前得到廉政專員的批准。廉署的解釋也很奇妙,他們認為,是次開支不屬於酬酢活動,所以當成宣傳費來申報。根據審計報告,上述兩個問題,明顯違反廉署的內部規定。

將同一項應酬活動分成三個細項申報,還將應酬當成宣傳費,是否等於「Order splitting」或「Payment splitting」,請讀者自行判斷。其實還有一點在審計報告中未有提及,就是廉政專員是否有「自己審批自己費用」的情況。

根據報章報道,就上述第一個問題的應酬活動,原來當時的廉政專員湯顯明也在場,而且根據廉署向審計署的回應當中,也說賓客是由專員邀請。既然如此,此項活動應算是專員的應酬開支。可是,審計報告透露此活動屬於「社關處人員的酬酢開支」。

正如部門經理將自己的應酬費用,交給下屬申報,並且由自己去審批,這樣做就能繞過上級的審批,很多企業是不容許的。由於缺乏具體資料,所以不能判斷廉署是否有此問題,惟有請審計署關注一下。

在整件事情上,或許有人認為傳媒在小題大做,但這絕不是一件小事,處理得不好的話,對廉署的公信力會造成嚴重影響。

廉署身為香港防貪的重要icon,其一言一行,都受到市民大眾關注,正如有企業的內審人員違反公司的規定,以後審查其他部門時就很艱難。所以他們應要做得比清水更清,比白紙更白,要是此事成為了國際笑話,市民絕對不依的!

文章來源:AM730 2013-04-25

&&&&&&&&

1 則留言:

Ebenezer 說...

ICAC 一向有公信力,但湯生有沒有公信力則是另一回事。

LinkWithin

Blog Widget by LinkWithin