2009年2月21日星期六

內審人如何與其他部門同事相處

從事內審其實都可以和其他同事維持良好關係,一般來說,抗拒內審的主因是他們不清楚我們做什麼,誤會我們為他們「打小報告」,甚至認為我們發現的問題越多,工資便越高 (真的是這樣多好!)。所以讓他們了解內審的工作相當重要。不過這只限於正常的營運審計 (Operational audit),如果進行專項或欺詐調查時,那當然不可以讓人家知道你做什麼。

要建立良好關係,大前題是內審一定要客觀,持平,及對事不對人。除此以外,就是要有讓他們了解我們的工作並建立互信,我的做法是這樣:

1)在審計前,內審同事和被審單位的所有相關同事來一次正式的工作前會議(Kick-off meeting),時間不要太長,太約15-30分鐘就可以了。會議前我會準備一個PowerPoint 的presentation,內容包括了這次審計的目的,範圍,時間安排,報告的構成等等。如果大家是第一次見面,我還會做一些public relation的工作,例如簡單介紹一下內審部門的架構,職責,工作範圍等等。

2) 不論何時,清楚表明我們的審計最終目的是幫助他們規避風險,改善內控,而不是做金手指打小報告。

3) 建立一個溝通渠道,當有審計發現時,盡早與對方相關人員討論並尋求解決方法。當遇到重大問題時,還要盡早與對方部門負責人匯報。而且還要定期通知對方審計的進度如何。

4) 不要挑剔對方的小問題,例如數張voucher沒有簽名,入錯數,打錯日期等等,只要涉及的風險很少或影響輕微的話,口頭通知對方改正就可以了。如果小問題有很多的話,可以考慮給他們一份清單,並且表明不會放在報告內的,但要求對方跟進及改善。這樣的話對方便不會覺得我們挑剔,專找渣子。

5)實地審計工作完成前與部門來一次結束會議 (Closing meeting),除了對方相關人員外,盡可能邀請部門負責人一同參加,在會議上把所有重大的審計發現確認一下及落實解決方法。做會議記錄與否需要看情況,如涉及重大問題的話,不妨做一個記錄作日後參考。

6) 審計報告內應包括被審單位的回應,不論他們同意與否,回應由他們自行編寫。(註:話需如此,但如果他們在報告中表示不同意,我會盡辦法說服他們同意)

7)報告完成後將初稿送交對方看看,如果在發佈正式報告前對方已將一些問題解決,不妨在報告中提及,算是給他們一個表揚吧。

最後要說明一下,這些都只是我自己的方法,在個人性格,內審在公司的地位及角色不同的情況下,以上的方法不一定可行。以我的情況為例,公司的管理層十分支持內審的工作,而且大部份部門都願意合作,有些甚至主動改善他們的內部控制,所以我的方法才有些成效。不過面對那些有問題而且還要千方百計阻撓我們工作的部們或人,那就不必和他們客氣了。

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8 則留言:

匿名 說...

Can you share some experience in report writing? and your experience in hosting report meeting with the management?

Bittermelon 說...

Thanks for your support! I will do it later.

若缺齋老人 說...

甚至認為我們發現的問題越多,工資便越高 (真的是這樣多好!) <- 下!不是麼? XD

匿名 說...

...有些同事以為內審找到越多問題,那些內審同事就可以快D上位...

Bittermelon 說...

齋老,如果真係findings越多便工資越高就好囉,我現在可以退休了 >_<

Bittermelon 說...

Hi匿名,有呀有呀,我都聽過有人向外咁講,所以點解我不時都要做些PR工作"教育"下他們. hehe

Schmuck 說...

今日開始睇你個blog, 我本身都係做IA (非會計師樓), 所有野都係自己睇書同埋邊做邊學, 我係一人的department所以真係好多野都唔識, 多謝你分享你的經驗, 請你以後都多寫一點關於IA的文章. thankyou

Bittermelon 說...

Hi Schmuck, thanks for your support!

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