2009年8月18日星期二

以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(一)

庫存功能審計這系列的文章寫了很久,一來自己事務繁忙又懶惰 (因為講內審的文章要用較多心力來寫),二來當初寫庫存功能時打算只寫重點,但之後又發覺原來單單是重點也很多,而且環環相扣,所以遲遲未能完成。近來沒有那麼繁忙了,我會儘力完成庫存功能這個系列的文章。

關於《以風險為基礎的庫存功能內控評審(一)》一文,我已先後講了庫存量,收貨控制及存貨控制,接下來講庫存記錄 (Stock Recording)。

風險

首先重溫一下庫存記錄的相關風險包括些甚麼:

4.1 物品記錄與實物不符。
4.2 庫存量不準確或不及時更新,影響庫存量的控制。
4.3 庫存位置不準確,導致物品找不到或不能及時找到。
4.4 庫存記錄缺乏監管,可以任意改動。
4.5 自己的寄存物品未有清楚記錄,也沒有釐訂對方對寄存物品的責任。

關鍵控制

為了容易明白,這篇文章提及的控制將會是基於倉庫的記錄是一個電腦系統而不是人手記錄。另外,所有進貨單及發貨申請都是電子化的,提交,審批,更新庫存記錄等動作都由電腦系統執行。

風險4.1-4.3

引致上述三個問題的原因有很多,例如識別標籤貼錯了,物品放錯了位置,物品資料輸入庫存記錄錯誤等等,要防止這些問題發生,一人負責執行,另一人負責檢查是最有效,因為它能在問題發生前就解決掉,這就是所謂 Preventive Control了,但在資源有限的情況下,這種檢查未必符合成本效益,所以很多倉庫會進行定期盤點,這就是 Detective Control。盤點的方法有很多種,例如100% count或者Cycle count,選擇那一種則這要視乎倉庫本身的資源及需要了。

至於真正的庫存量不能在記錄內及時更新,這問題需要倉庫預先制定記錄輸入的期限,例如倉庫規定所有發貨於完成後的一個工作天內需要在系統中記錄,而且倉庫的管理人員需要定期抽查以確保規定的執行。

風險4.4

除了上述4.1-4.3所描述的原因外,如果庫存記錄缺乏Access Control (存取控制),所有倉庫人員都可以任意改動記錄的話,這也會影響記錄不準確。基本上,每位授權可以進入庫存記錄系統的倉庫人員,各自都應該有自己的Login Account。一般來說,各職級的倉庫人員在庫存記錄系統都應有不同程度的Access Right。例如負責進貨及發貨的倉庫人員對進貨單及出貨單等都不應有 Edit的權限,而且也不能對系統內的記錄有任何Edit或者 Delete的權限。另外,倉庫人員不應有批核發貨申請單的權限,否則他們便可以自己開出發貨申請單及發貨單然後將物品取去。

風險4.5

一些企業會將自己的物品寄存在別人的地方,這些物品的詳情應清楚記錄,特別是寄存物品的實際出入數量,因為寄存的地方多數不屬於自己的管轄範圍,記錄未必能及時更新。所以,最好能為寄存物品進行定期的實地盤點,檢查記錄是否準確之餘,也可以檢查物品是否存在以及它們的狀況。

除了記錄外,常見的問題是沒有預先和受託方釐訂好寄存物品的相關責任,又或者是保險的問題,萬一物品被盜取或者損害,保單的承保範圍是否包括這些寄存物品。

下一篇將會繼續講庫存記錄的審核方法。

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上一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(四)-存貨控制(二)
下一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(二)

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4 則留言:

Ebenezer 說...

原來唔經唔覺,師兄已經寫咗好多篇有關 Inventory control 嘅介紹,繼續努力!!

Bittermelon 說...

其實整個Inventory control既文章剛剛已寫完,不過還要番睇一下先出街 :)

梁巔巔 說...

Hello!

我天生對數字唔敏感, 數口唔精, 數學更係白痴!

所以, 佩服兄台. :)

Bittermelon 說...

梁兄:
多謝你到訪.
我佩服你就真. 你個blog好正,所以bookmark咗,好鍾意你置頂嗰幅相,好切題.

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