以風險為基礎的庫存功能內控評審（六）－發貨控制（一）

接上一篇講庫存記錄的文章，今天會講講另一個庫存功能，發貨控制 (Stock Issuing)。

首先回顧一下發貨功能的相關風險包括些甚麼：

風險

5.1 發出的實物物品與要求的不同。
5.2 發出物品的數量與要求的不同。
5.3 發貨未經過批准。
5.4 發貨過遲，影響生產進度。
5.5 發貨過早，佔用了生產車間的空間。
5.6 未有將準備發出的貨品及庫存物品分開放置，最後調亂了。
5.7 沒有按照先進先出 (First in First Out) 的方法發貨。

關鍵控制

就以上各個風險簡要地說一下其基本的控制方法：

風險5.1：發出的實物物品與要求

其實這風險有兩個可能性，不是用家部門填寫發貨申請單 (Stock Requisition) 時出錯，就是貨倉人員看錯或者在提取物品時出錯。這些人為的錯誤實在無可避免，所以只能加入一些措施以減低出錯的機會，最基本的就是給每一項庫存物品一個編碼，而且詳細記錄每項物品的編碼，描述，品牌，供應商名稱，單位，數量，存倉日期，有效期限等等。為了加快物流的速度及減低出錯的機會，很多企業都將整個庫存系統電腦化，用家部門利用電腦系統填寫申請單，既可減低出錯，也加快了申請單傳遞的時間。企業普遍也使用條碼 (Bar Code)來識別庫存物品，有些企業甚至用上 RFID (Radio Frequency Identification) 的技術，每件物品都貼上條碼或射頻識別標籤 (RFID tag)，貨倉人員在提取物品時，只要利用條碼閱讀器 (Bar Code Reader) 或射頻標籤閱讀器 (RFID Reader) 便知道是否提錯了貨 (大前提當然是貼條碼或標籤時沒有出錯)。

風險5.2 ：發出物品的數量與要求的不同

上面5.1所講的條碼及射頻識別標籤基本上已可以解決這風險，但為了釐清物品歸屬的責任，當用家部門接收物品時，他們應根據發貨申請單檢查實物及其數量並簽名確認。

風險5.3： 發貨未經過批准

倉庫應限制所有物品必須要有發貨申請單及倉庫發出的發貨單 (Stock Issuing Note) 才可以從貨倉提走。傳統的做法是由駐守在倉庫的保安員檢查所以發貨是否有已獲批核的發貨申請單及發貨單。較先進的做法則是利用射頻識別標籤，如果物品在系統上未經批准發貨，當物品被移出貨倉時便會觸動警報器，情況就像到萬寧或Watson’s Store，將未付款的物品帶出店外的話，警報器便會響起。要注意一點，倉庫人員不應有批核發貨申請單的權限，否則他們便可以自己開出發貨申請單及發貨單然後將物品取去。另外，每張發貨單應有一個序號，並由會計部或其他部門定期檢查是否有重複或遺漏以保證它們的完整性 (Completeness)。

風險5.4及5.5：發貨過遲或過早

在填寫發貨申請單時，用家部門應注明預計的發貨日期，倉庫應根據該日期按時發貨。為了讓倉庫有充足的時間準備，倉庫應規定申請單到達的時間，例如預計發貨日期的三日前。另外，倉庫也應有一個緊急發貨程序，專門處理所有緊急發貨，程序應包括緊急的定義及審批的要求等等。而且倉庫應定期統計緊急發貨的次數，以監察緊急發貨程序是否被濫用。

下一篇將會繼續講餘下來兩個發貨風險的關鍵控制及其審核方法。

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上一篇文章：以風險為基礎的庫存功能內控評審（五）－庫存記錄（二）
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