以風險為基礎的庫存功能內控評審（五）－庫存記錄（二）

上一篇回顧了庫存記錄的風險及其關鍵控制，這一篇則會講其審核方法。

審核方法

庫存記錄的審核方法和其他環節差不多，除了抽查各種文件以測試其控制是否存在及有效外，我們必需自己進行一次小型的盤點，目的主要是檢查一下實物和記錄是否相符。小型盤點的樣本數量不用多，也不必只著重貴價的貨品，以我的經驗，貴價貨品的控制通常會很好的，問題則較多會在非貴價的貨品上。有人會問，既然貨品價值不大，為什麼還要考慮其控制是否足夠呢？雖然非貴價貨品的價值可能占總庫存很少，但其總用量可能會很大，或者它是生產工序的主要材料，缺乏控制的話，其風險可能不少的。

如果倉庫有定期盤點的話，內審應也一同參與，或者派員觀察他們的盤點過程及並抽查。另外，我們也應檢查他們的盤點計畫，程序及過往的盤點記錄，證明盤點是否確實進行。

在製造業當中，車間(Production Floor) 普遍都會存放少量庫存以方便生產。這些物品從倉庫出貨時已被當為發貨，會計賬上不會包括在 Closing Stock內。如果這些物品的價值加起來是很高的話，Closing Stock的數值便會少計(Understated)了，而Production Cost則會多計(Overstated)，所以我們應關注這些物品對會計賬的影響。另外，車間有沒有為這些物品做出入記錄及實物如何儲存也需要關注。最常見的問題是一些危險品，特別是化工原料，從倉庫出貨到車間以後，因為數量不多及車間人員沒有正確的安全意識，所以未有好好儲存，內審見到的話應第一時間與車間及相關職業安全部門負責人商討，將問題即時解決。

還有，對於庫存記錄系統的存取控制，最常見的問題是倉庫人員共用一個帳號 (Login Account)。共用帳號看似方便，但其實不利於控制，例如密碼一旦落入不相關人員的手中，系統內的資料泄露的機會就會大增。另外，倉庫人員共用帳號，既無法追查誰曾登入過系統，而且也不能追蹤誰在系統做過些什麼活動，這就是我們所講的 Lack of Accountability （姑且翻譯為缺乏問責吧）。

最後一提的是保險。很多企業都會為庫存購買保險，但很多時都會忽略寄存物品。寄存物品包括企業寄存在別人的物品，以及別人寄存在企業的物品，所以在進行審計時，我們應細閱保單的條款，特別是覆蓋範圍和不承保範圍，檢查寄存物品是否包括在內。如果不包括，而且寄存物品價值很大，那麼我們必需即時與負責保險的部門商討。另外，常見的問題還有新建成或剛使用的倉庫未有及時向保險公司申報，一旦這些倉庫發生了事故，保險公司可能會不作出賠償的。還有要注意在運送途中的貨物，如遇到事故保單是否承保。

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