2009年8月20日星期四

以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(二)

上一篇回顧了庫存記錄的風險及其關鍵控制,這一篇則會講其審核方法。

審核方法

庫存記錄的審核方法和其他環節差不多,除了抽查各種文件以測試其控制是否存在及有效外,我們必需自己進行一次小型的盤點,目的主要是檢查一下實物和記錄是否相符。小型盤點的樣本數量不用多,也不必只著重貴價的貨品,以我的經驗,貴價貨品的控制通常會很好的,問題則較多會在非貴價的貨品上。有人會問,既然貨品價值不大,為什麼還要考慮其控制是否足夠呢?雖然非貴價貨品的價值可能占總庫存很少,但其總用量可能會很大,或者它是生產工序的主要材料,缺乏控制的話,其風險可能不少的。

如果倉庫有定期盤點的話,內審應也一同參與,或者派員觀察他們的盤點過程及並抽查。另外,我們也應檢查他們的盤點計畫,程序及過往的盤點記錄,證明盤點是否確實進行。

在製造業當中,車間(Production Floor) 普遍都會存放少量庫存以方便生產。這些物品從倉庫出貨時已被當為發貨,會計賬上不會包括在 Closing Stock內。如果這些物品的價值加起來是很高的話,Closing Stock的數值便會少計(Understated)了,而Production Cost則會多計(Overstated),所以我們應關注這些物品對會計賬的影響。另外,車間有沒有為這些物品做出入記錄及實物如何儲存也需要關注。最常見的問題是一些危險品,特別是化工原料,從倉庫出貨到車間以後,因為數量不多及車間人員沒有正確的安全意識,所以未有好好儲存,內審見到的話應第一時間與車間及相關職業安全部門負責人商討,將問題即時解決。

還有,對於庫存記錄系統的存取控制,最常見的問題是倉庫人員共用一個帳號 (Login Account)。共用帳號看似方便,但其實不利於控制,例如密碼一旦落入不相關人員的手中,系統內的資料泄露的機會就會大增。另外,倉庫人員共用帳號,既無法追查誰曾登入過系統,而且也不能追蹤誰在系統做過些什麼活動,這就是我們所講的 Lack of Accountability (姑且翻譯為缺乏問責吧)。

最後一提的是保險。很多企業都會為庫存購買保險,但很多時都會忽略寄存物品。寄存物品包括企業寄存在別人的物品,以及別人寄存在企業的物品,所以在進行審計時,我們應細閱保單的條款,特別是覆蓋範圍和不承保範圍,檢查寄存物品是否包括在內。如果不包括,而且寄存物品價值很大,那麼我們必需即時與負責保險的部門商討。另外,常見的問題還有新建成或剛使用的倉庫未有及時向保險公司申報,一旦這些倉庫發生了事故,保險公司可能會不作出賠償的。還有要注意在運送途中的貨物,如遇到事故保單是否承保。

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上一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(一)
下一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(六)-發貨控制(一)

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21 則留言:

匿名 說...

不在香港的中國人

bittermelon

你是auditor.
為何連紅十字會, 宗教,慈善,都不公開賬目?

Bittermelon 說...

首先我要問,你指的"公開"是要到什麼程度?

其實所有NGO都會"公開賬目",但公開的程度則不同,有些會公開給Public查閱,有些則只公開給會員,理事及/或捐獻的大戶,選擇那種程度,這要看NGO成立的章程了.

雖然有一種說法是,既然NGO接受外界捐款,那就應該公開賬目給Public查閱,但其實NGO始終是一家私人機構,他們是有權不公開的. Anyway, 我則讚成要公開給public的,通過public的監管我認為會更有效.

Bittermelon 說...

另外,要補充一點,紅十字會是公開賬目給public查閱的. 連結如下:

http://www.redcross.org.hk/sec_comm_files/Annual%20Reports/AR2008/Audit_Report.pdf

Ebenezer 說...

做盤點其實好有學問!

純個人觀感,總覺好多會計師樓的審計員都不大懂得盤點。可能由於盤點是最多人喜歡「放飛機」的地方,又或者進行盤點甚至寫Audit Program 都是由經驗較淺的員工負責,以致曾常常見到那些廠佬背後暗笑好多 external auditor.

Bittermelon 說...

講開盤點,我以前係CPA firm做嗰陣時,我都比client"小"過, 話我做乜點咁多,又話我點list to stock 咪得囉,點解仲要stock to list咁"多舊魚". 叫佢地點最入面嗰幾箱,又或者最底嗰幾箱時,又會比佢地小...哎,所以junior係stocktake時放飛機,我係好明白的.

匿名 說...

不在香港的中國人


bittermelon

很多年前, 香港報紙報導有香港基督教會以過億元買了什麼物業, 然後好像apple或東方就查公司登記資料, 報導了該基督教會持有過5億元物業, 我記不起確實日期.

我知道很多教會, 慈善組織有很多錢,
但基本上, 市民應該要求那些組織運作透明化, 你知不知道香港報紙報導, 四川地震, 四川某紅十字會要收"手續費",

你是auditor, 你有否覺得account盤數可以做, 而教會, 慈善組織account盤數應該不會好像上市公司那樣規範, 合理去管數,
世上有很多慈善組織, 其實是提供很多漏洞給有腦商人, 我不是特定指大慈善組織, 可能更多是中,小型慈善組織.
example, 如果正生有固定 cash flow invest to china 公司, 其實全世界是玩這套, 包括很多上市公司,

第1步, 將見到光cash flow invest to 內地公司 投資, 那些公司可能將那investment 再投資去xxx公司如買goods或service, 但是就不會有人查 這些 xxx公司與公司主席或利害人(如正生校監林希聖, 只是舉例).究竟有無關係, 可能架構更複習.
如上市公司指定只向某間公司買原料.
世上無free lunch, 1個像"德難"修女那樣save people, 比較難, 教會亦有政治, 有人地方就有心計這個問題,除非,那人是無慾無求.

你應該接觸過商界, 有很多人玩這套.

bittermelon, 你不要被media影下正生書院的事件,就說梅x人"賤格, 世上很多人是用面具去氧利益,只不過 梅x人沒有高知識去marketing包裝,
世情是如此.

匿名 說...

第2種方法是慈善組織可以投資不知名公司如5000萬, some years later, 突然說write off bad debt, 將投資不知名公司如5000萬當壞賬消失了, 上市公司經常玩.

匿名 說...

當然write off bad debt, 他們會follow 當地的 accounting standard.
人是1種聰明動物,
我不是針對正生校監林希聖.

但美國有這些報導如何運用financing, 你可以留意美國news, 我記不起

匿名 說...

bittermelon, 你不要被media影下正生書院的事件,就說梅x人"賤格, 世上很多人是用面具去氧利益,只不過 梅x人沒有高知識去marketing包裝,
世情是如此.



打錯字.
氧利益==> 拿利益,

Bittermelon 說...

Hi 不在香港的中國人:
梅x某些人賤格與否和正生沒有關係. 梅x某些人賤格不等於正生高尚,正生有問題也不代表梅x某些人不賤格. 這次正生事件不會影響我對梅x某些人的觀感,特別是那些講一套做一套的,這些人應受遺責.

另外,我都已經講過,我讚同NGO的財政要進一步受大眾監管的.其他地方的情況我不清楚,但香港的NGO是有一定程度的監管,例如他們每年需要核數師核數並將核數報表上報公司註冊處的. 但我認為還不足夠,應該可以在監管上做得更好, 要如何做,有誰牽頭,這是後話.

Bittermelon 說...

另外,有一點需要搞清楚,NGO將捐款投資賺錢就一定是錯這觀點恕我不能認同. 只要捐款人同意, NGO投資賺錢以補貼營運我認為無問題,因為捐款收入不可能穩定,萬一捐款不足的話,服務便無法繼續營運,所以NGO利用投資來賺補貼,只要捐款人同意的話應該是沒有問題的. 至於投資方法,投資策略等,這就要有人來監管.

Janice 說...

Bittermelon, seems like you've got lots of online pestering recently. I just want to let you know that there are lots of audit ppl and ppl interested in audit that are here to support you. What you comment on about audit is really good, and it is really useful. Don't let the recent events discourage you, keep it up!

匿名 說...

有些地方, 政府成基金, 而某些人就申請來拿資金, 而這些人會回饋某種利益給政府的利益人, 這種利益共生人類團體, 如美國都有很多.

我不是梅x人, 整件事對我只是時事
我只是想告訴你梅x人裡有很多是鄉下人意指是沒有受教育人士, 我在MEDIA亦看到有外國居民坐在梅x人那裡,我估是不想正生破壞那裡的寧靜, 幫人是自己自願, 幫你是人情, 不幫是道理. 不要拿道德.

我眼見很多民主國家一樣有中國貪污問題,
反而民主國家很多政黨是計算自身利益.
你可以看台灣民進黨的言論去分析, 而不要像FANS附和.



我意思是希望BITTERMELON, 你不要只看表面, 我有很多事是分析, 而不是去信,
道德, 只可以要求自己去做, 你是無法要求別人要有道德, 當然你可以說那人無道德, 但最終你自己要分析利害,
舉例,如有人送朋友去看急診, 醫院人員因程序要你等, 假如最後不幸你朋友死了, 你要可以說醫院負責, 但究竟對你朋友有什麼用, 人都死了. 點解你最初唔分析那些人只是跟程序做, 而你要用別方法去令你朋友得到治療. 這就到人類面對最大世界問題, 如何分配有限資源, 但世上就是有人有腦先於他人去拿資源. ****我只是分享我所看到的.****


香港最大問題是每個人都說要道德, 但很多經"人"去處理的事, 就是會有很多曲折,
不是物理定律, A發生定會導致B發生

Bittermelon 說...

Hi Janice,
Thanks for your support and encouragement. Don't worry. I don't think it is pestering. In fact, the recent arguments with some bloggers gave me a chance to think deeply and let my eyes widen, i see it as a training and it is good to me and to my profession.

Very happy to hear that many audit people are support me. I will write more articles in relation to auditing in future.

匿名 說...

BITTERMELON

我不是說投資賺錢就一定是錯****

我意思是很多事都不公開的, 你說"=====
另外,我都已經講過,我讚同NGO的財政要進一步受大眾監管的.其他地方的情況我不清楚,但香港的NGO是有一定程度的監管,例如他們每年需要核數師核數並將核數報表上報公司註冊處的. 但我認為還不足夠,應該可以在監管上做得更好, 要如何做,有誰牽頭,這是後話.===

基本上, 英美等地比我們發展得早, 這些問題很早已有. 但為何很多INFORMATION都不公開. 你所說是沒人做的, 3分鐘熱度當然有, 但要像"德難"修女那樣save people,就很少可能性.

世上的確只有強權, 才有力量.

美國很多人反對去IRAP打仗, 美國人有民主
是可以什麼都可以說反"布薯", 但有咩用?
最後, 美國是打IRAP.
一堆利益人士達到目的, 熱愛民主做了自己應為對的事, 遊行示威.
但IRAP平民一樣要死.

********世界要進步, 不是民主. 是很多事都要公開, 將一些社會功能變成機械化, 不經人去做, 人只是CONTROL 那組織, 這要靠IT, 北歐做得比較好.*******

***BITTERMELON, 其實正生對我只是時事, 我不會去信由MEDIA去 CONTROL 鏡頭,言語的事.****

我不是針對任何人,
我只想說人不是神聖的. 我們應該建立制衡, 讓人知道這樣做是不能, 而不是走去說
"道德","民主", "信", "愛"
對人是達不到公正地分配世上資源, 尤其是現在是資料是不公開

Bittermelon 說...

Hi 不在香港的中國人:
你說資料要公開我絕對認同,但只是公開資料是沒有用的,還需要制衡,民主制度雖然不是萬能,但到目前為此實在看不出有那一個制度比民主更好更有效.

正如你舉Iraq的例子,你說得對啊,熱愛民主的人遊行示威反對著仔,雖然Iraq的平民一樣要死,但民主最後令著仔背後的政黨落敗,美軍要徹兵,雖然Iraq仍然是一個難攤子,但只少距離Iraq人民可以掌權自己國家的日子邁進了一步.

請不要介意,其實我回看你的留言幾次,但也不太明白你的中心意思,我估計你是想叫我不要聽傳媒的片面之言,不要以道德來衡量別人吧,對嗎?

請你放心, 我從來都不100%想信傳媒的報導, 尤其某幾家傳媒, 時常都誇大報導, 所以我在評論某事件前都會儘量找其他資料的. 至於以道德來衡量別人, 我則好奇想問你一下, 人如果不講道德, 那還算是人嗎? 我不是在罵人, 我的意思是, 人和禽獸其中一個最大的分別, 就是前者有道德這一個觀念, 而後者則沒有. 當然, 道德標準是會隨時間有變化的, 但會有變化不等於我們就不去講, 對嗎? 我認同世間上很多事情都不是黑和白那麼簡單, 但我認為最重要是“問心無愧”.

Bittermelon 說...

似乎離題了,不在香港的中國人,如果你還有其他這方面的留言, 可否寫個email 給我? 或者在我其他相關的文章留言也可,我們繼續討論.

始終這篇文章是講Inventory audit的,留言切題較好. 謝謝!
^^

匿名 說...

不在香港的中國人

我大慨意思是不要聽傳媒的片面之言,不要以道德來衡量別人, 差不多.

舉例, 大明過馬路, 你見有紅綠燈,有班馬綠, 大明認為綠燈和你先在班馬綠, 大明就是對的, 可以過馬路, 但有個人在司機位突然分了神,沒有停下讓大明過馬路, 你不幸死了.

media又拿道德, 又說追究, 又分析司機和大明.
對大明有什麼用?

台灣跟香港就是有這問題. 教育和大眾意識形態傳播了你要信"紅綠燈,班馬綠", 全世界都是這樣叫人信, 而不是教市民分析, 最worst是美國等西方世界,香港,台灣所謂民主是做show要你信, 什麼熱拿亞, 我覺得kill person 就是錯!
世事皆有因果, 市民不分析, 而被media洗就不好.

對不起, 我不應該在這Inventory audit貼提問這問題.
ok. stop discuss. thanks you

Bittermelon 說...

Hi 不在香港的中國人:

我不是叫你stop discuss,我是想找另一個較適合的地方而已,你舉既例子好好,我好想和你繼續討論,如果你方便的話,請給我一個email...或者這樣吧,可能你不方便寫email,不如我們在以下這個post繼續討論吧.

http://bittermelon2009.blogspot.com/2009/06/200.html

我會在那裡留言回應你的意見的^^

匿名 說...

不在香港的中國人

Bittermelon

其實, 我意思是我沒有什麼可以說.

關於

http://bittermelon2009.blogspot.com/2009/06/200.html
是你的感受.我是無意見的. 可能我寫出來,表達得不清楚. 我是尊重你的.

我認為每個人對事情有不同feel.
我是明白的.
我是不喜歡, 現在media講什麼, 市民就信.
我是喜歡每個人都要明白, 每個人都有不同要求和想得到什麼, 不要做show. 明知前路不同, 硬要撞牆是沒有用.

香港會被珠江三角洲同城化, 很多東西要hk自己爭取, 在一些沒有結論的問題上爭議是沒有用, 資本社會, 是改變不了, 有腦人和有關係的人是會取得更多, 沒有那麼聰明的人就要自我反省.
有什麼是你能拿出來換.

下次, 有問題會再post意見

sa 說...

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