如何為採購功能做內控評審 (二)「靚」

在《如何為採購功能做內控評審 (一)「平」》一文中曾提及，進行採購功能的內控評審時，我們可以利用「平，靚，快」做標準。「平」在上文中以討論過了，現在我們談談「靚」。

「靚」就是指採購回來的東西要符合用家部門的要求。我們預期採購部門會在採購前收集好用家的要求，包括物品的描述，規格，質量，數量，所需日期及價格範圍等。最好的做法是由用家部門填寫採購申請表 (Purchase Requisition)，為方便跟蹤，申請表應有一個序號及遞交申請表的日期。在選擇供應商時，採購部門應按照用家的要求來挑選供應商並要求報價。

為了確保供應商所提供的貨品及質量符合要求，很多企業或機構都實行供應商資格審查制度 (Supplier Accreditation)，新的供應商必須通過資格審查，結果滿意後才可以加進「合資格供應商名單 (Approved Supplier List)」中，而採購部只可以在名單內挑選供應商進行格價或下採購單 (Purchase Order)。在資格審查方面，我們預期審查會包括核查供應商的營業牌照及相關行業牌照，地址，信貸記錄，年度銷售額，主要客戶等等，而且還要調查供應商的董事，高層管理及股東是否和企業的人員（特別是管理層及採購部門人員）有關聯。當有需要時，採購部應派員親往供應商實地視察。採購部門應妥善保留所有文件以證明審查程序是適當地執行。另外，下採購單時，相關物品的資料包括購買物品的描述，規格，質量，數量，所需日期，送貨地點及金額等應清楚列明在採購單上。

為了要測試上述的內控是否有效，我們可以抽查一些採購單並檢查是否有採購申請表支持。另外，為了測試是否所有採購均是由合資格供應商供應，我們可以將採購單列表和合資格供應商名單做比對。由於採購部只可以向合資格供應商採購，合資格供應商名單的更新便很重要，我們需要查詢採購部在這方面的控制是否足夠。還有，我們可以從合資格供應商名單中挑選一些供應商，並檢視審查記錄以確定資格審查是否按規定進行過。

最後，我們預期在收貨時會有專人檢查物品的數量和描述是否和採購單上所相描述的相同，完成收貨後，負責人會開具收貨單並簽名作實，每張收貨單應有一個序號，並列明相關的採購單號及收貨日期。另外，收貨人不應由採購部門人員同時出任，一般情況是由貨倉人員或用家部門負責收貨。如果購買的物品涉及技術，還應由技術人員進行測驗並記錄結果。為了要測試上述的內控是否有效，我們可以從採購單列表中抽樣，並檢視相關的收貨單以確定收貨是按規定進行過。

上述所說的只是「靚」這標準的基本要點，內審人員還需要因應企業的情況調整細節，例如整個採購流程是電腦化的話，我們還要審查合資格供應商名單更新的權限，開具採購單時，系統只容許挑選合資格供應商，採購申請表，採購單及收貨單的序號控制等等。

至於最後「快」這個標準，下篇再談。

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