以風險為基礎的庫存功能內控評審（六）－發貨控制（二）

上一篇回顧了5.1至5.4的發貨風險及其關鍵控制，這一篇則會講餘下來兩個及其審核方法。

關鍵控制

風險5.6：未有將準備發出的貨品及庫存物品分開放置

為了避免準備出貨的物品與現存的物品放在一起引起混亂，倉庫內應設置一個出貨區 (Issuing Area) 將它們清楚地分開。為了防止準備發出的物品被偷取或遭到破損，出貨區通常設在倉庫內的出入口附近，而出入口應由倉庫或保安人員把守，方便監管。由於接收區也設在倉庫出入口，有些倉庫會有兩個出入口，一個專門用來做接收區，另一個則用作出貨區。

風險5.7：沒有按照先進先出的方法發貨

不論是會計方法或者在實際使用方面，先進先出(First-in-first out)是最被普遍廣泛採用的。要確保庫存做到先進先出，詳細的記錄包括每種貨物的購買/入庫的日期及單價固然重要，定期檢查庫存記錄以及將先進倉的物品放在外面，後進倉的放在裡面也是必需的。當然，如果能利用系統來強制貨物先進先出就更好。例如通過識別標籤，如果系統發現將要發出的貨物是不先最先進倉的，系統應發出提示，甚至系統需要 Supervisor的批准才可以完成發貨。

審核方法

發貨這個環節的審核方法其實很簡單，除了抽查各種文件以測試其控制是否存在及有效外，我們還要實地觀察及進行測試，例如射頻識別標籤的警報器是否操作，警報器擺放的位置是否得宜等等。我的經驗是由自己扮演小偷，並用盡所有方法將貨物移出貨倉以測試控制是否有效，當然在移走貨物前一定要知會保安部及貨倉的負責人，否則被人捉住會「水洗都唔清」。

另外，自己進行一次小型的盤點是少不了，目的主要是檢查一下實物和記錄是否相符。和上一篇文章一樣，如果庫存有定期盤點的話，內審可以考慮一同參與，或者派員觀察他們的盤點過程及並抽查。

最後，如果發貨申請單及發貨單是電子化的話，我們可以利用 Audit Software 或 Excel將兩者進行配對，例如配對兩者的發貨數量是否一致，申請日期與發貨日期是否相差很遠，檢查發貨單的序號有沒有不見了或者重複，以及有沒有發貨單是沒有發貨申請單作發貨證明的。

－－－－－－－－
上一篇文章：以風險為基礎的庫存功能內控評審（六）－發貨控制（一）
下一篇文章：以風險為基礎的庫存功能內控評審（七）－倉庫管理

&&&&&&&&