2009年9月7日星期一

以風險為基礎的庫存功能內控評審(七)-倉庫管理

接上一篇講發貨控制的文章,今天會講講另一個庫存功能,倉庫管理 (Warehouse Management)。

首先回顧一下倉庫管理的相關風險包括些甚麼:

風險

6.1 物品放置不整齊,影響運作甚至容易放生意外。
6.2 倉庫不整潔,物品容易受到破損。
6.3 空氣流通差、倉庫氣溫及濕度過高或過低,可能影響物品的質量及倉庫人員的健康。
6.4 負責操作的倉庫人員沒有相關資格或資歷,或未經適當的培訓。
6.5 缺乏適當環境控制、人員健康及安全(Environment, Health & Safety) 包括消防的設備和措施等。
6.6 未有購買適當的保險。

關鍵控制

倉庫管理是一門很專的學問,我認識有限,不敢在這裡胡說,但以我所知,其基本控制主要是靠兩個因素,就是倉庫人員的培訓和倉庫的設計。

要帶領倉庫人員完成各項工作,倉庫的工作程序或者指引是必需的,而且倉庫人員應要清楚明白相關的程序和指引。例如物品放置不整齊,堆放得很高的話會有倒塌的危險,不整齊也會令盤點時有困難,所以除了要清楚在工作程序和指引列明外,倉庫主管定時巡查也是必要的。另外,我見過有些很大的倉庫是分區的,每一區都由一位倉庫人員負責其一切事務,包括整齊和整潔。

另外,危險品倉庫的操作應由接受過適當培訓的人員負責,除了有能力識別各種危險品,及熟知其儲存和運送方法外,也必需清楚了解當遇到緊急情況時的處理方法。

倉庫的設計也十分重要,不同的倉庫有不同的規格和配置。例如貨架原來有很多種的,其選擇也有講究。我曾見過一種貨架,其層板的高度是可以個別調較的,這樣就可以用盡倉庫的空間。

審核方法

記得有一位前輩教導過,審核一個倉庫,最好先實地到訪,看看貨品是否整齊,倉庫是否清潔,以及倉庫人員的工作是否井然有序。如果都不是的話,那就心裡有數,這個倉庫的管理通常都不會好到那裡去。

受他的影響,每當我要審核庫存功能,我都必定會到倉庫走走。在第一次到訪,我會要求倉庫人員安排及在他們的引領下進行。以後的幾次到訪,因為有了第一次的引領,我就會不定時的自己到處走。有兩個時份我是一定會到訪的,第一個時午飯時,第二個倉庫關門後。以我的經驗,午飯時份的保安是最薄弱的,因為倉庫人員多數會睡午覺,只有靠保安員來看守,這時測試倉庫的保安是最好。至於倉庫關門後我也會在外圍走一走,除了檢查倉庫有沒有鎖好,也看看有沒有其他方法能進入倉庫,順道測試保安會不會把我截停問話。

另外,重型工業及能源礦產之類的企業,他們都會有EHS審計(Environment, Health & Safety Audit)或者ISO14000等的審計,內審應查閱近期的審計報告,並跟進是否所有重大審計發現和問題都已經解決。

庫存功能這系列的文章總算完結,想要多謝一下,有幾位網友在這個題目上跟我分享他們的經驗和心得,獨樂樂不如眾樂樂,我將會把這些好東西放在即將發表的總結內。

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上一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(六)-發貨控制(二)
下一篇文章:Inventory Control Review 文章總結

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9 則留言:

C.M. 說...

小弟也曾管過倉,管過後才發現,倉庫“空間”的整理很多時是首要考慮,賬目是否整齊,都是空間帶的福禍。

Bittermelon 說...

嘩!原來你連倉也管過,CM兄真係張張刀周身利.

C.M. 說...

苦瓜兄:

米講笑喇。果段日子(兩年)真係苦樂參半呀。

Quality Alchemist 說...

苦瓜兄:
請問除了有EHS(Environment, Health & Safety Audit)或者ISO14000等的審計之外, 有沒有考慮到ISO 9001的審計和五常法(5S)的運用呢?

Hong1978 說...

有個前途問題想問下苦瓜兄,我的工作主要是COSTING, 財務分析及系統操作 (公司用 SAP, 我要準備 QUERY抽取資料作分析)。 現在香港基本上已經沒有工業, 而COSTING是因為有工業才出現, 我是否需要轉換一下工作性質?

Bittermelon 說...

Hi Quality Alchemist:
如果倉庫或者其企業有ISO9001認證或使用5S的話,我們都會看一看相關的審計報告或者finding list。5S我未審過,不過很坦白說,以我自己的經驗,ISO9001的findings多數是涉及documentation方面,對我們內審來說參考作用不大。相反,ISO14001的findings多數是涉及環境或者安全隱患,對我們評估control system 是否有效則有較大的參考價值。

Bittermelon 說...

Hi Hong1978:
你的擔憂是很有道理的,正如我在《香港會計業前景悲觀》一文中提過,不單只你現在從事的Cost accounting / analysis或者management reporting有可能北移,其他會計功能一樣有機會的。如果你問我要怎辦,我的想法是要增加自己的exposure,為自己增值。增值的意思不單只是進修,最重要是有實際的工作經驗。例如你現在的工作,特別是cost analysis這方面,其實已是"高價值"的工種,不過偏向manufacturing罷了,如果你能在其他行業都有相關的經驗,那對你的career development很有幫助。

我不知道你現有的這一份工已有多少年,如果已有一段時間的話(不是1-2年那麼短),不妨考慮轉到manufacturing以外的企業工作。

Hong1978 說...

HI, 我之前在 manufacturing企業工作了2年, 一年半前轉到現在公司。 之前 manufacturing 的 cost system 比現在公司複雜很多, 現在公司主要不是生產, 主要是high end 科技玩意設計及銷售, 所以只需要簡單的計算一下 cost rate 及分析一下費用趨勢及分佈。 我已經向上司表達過想接觸其他層面, 他也把部份大陸帳目給我負責。 雖然短期內我沒有計劃轉工, 但公司並沒有可能保證不"炒"我。我怕現在太簡單的工作使我日後轉工有困難。 如果想進修一下大陸稅務有沒有什麼課程好一點? 在網上好像只有工聯會及HKMA有相關的課程。

Bittermelon 說...

Hi Hong1978:
學PRC tax好呀,對你的career path應該有利. 有乜課程好我就唔知道,不過我平時會留意一下有咩特別的news,以下是我平時去看的網址,希望對你有用吧:

http://www.ey.com/CN/en/Services/Tax/Business-Tax/Business-Tax-Advisory/China-Tax---Investment-News

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