2009年9月16日星期三

Inventory Control Review 文章總結

這個題目一共寫了十篇文章,因自己懶散的關係,每篇文章的發佈時間不一而且相距參差,為了讓大家有一個較完整的概念,特意寫了這一篇作為總結。

在內審的角度來說,由於外審每年都會看庫存的估值(Valuation),為避免重複,我們會較為關注庫存量控制,庫存安全(Custody Control)及貨物收發的效率,而且這三個方面也是管理層較重視的。

庫存量控制是否得宜,對企業的營運會有直接的影響,例如一家製衣廠,如果縫紉線的庫存不夠,整個車衣及以後的所有工序(漂染,洗熨,包裝)便會停頓,製衣廠是以人為主的工業,就算工序停下來,工廠還是要發薪金給員工,加上訂單延誤所引致的後果將會是很嚴重的,由此看見,企業對重要物料的庫存量必須要有足夠的控制。有效的庫存量控制未必一定要有訂貨水平 (Stock Re-order Level)和最高庫存量 (Stock Maximum Level),但最低庫存量 (Stock Minimum Level) 就是必須要的。還有一點,因成本效益關係,不是所有企業都會為所有庫存做庫存量控制,他們只會監察重要物品的庫存量。在內控的角度來看是可以的,但企業必須要有一個機制來決定那些是重要物品,而且還應定期檢查是否有重要物品未受監察。

庫存安全不單是指偷竊的風險,質量變壞,過期,危險品處理等都是常見到的問題,特別是過期,很多時都會被忽略的。為了減低過期的風險,除了利用庫存記錄來監察有效日期外,貨物擺放方法得宜也很要。例如First-in-first-out(FIFO),較新的貨品放在貨架裡面,較舊的則放在外面。有些食品工廠的貨架有特別設計,像便利店的飲品冷藏櫃,冷藏櫃後面是貨倉,便利店職員在倉庫將飲品放入冷藏櫃,客人從冷藏櫃正面拿取飲品。這種取存方法就是FIFO的一種,如下圖:



另外,利用不同顏色的標籤貼在不同期限的貨品上也是其中一種常用的方法,例如黃色標籤代表1月,紅色代表2月,綠色代表3月等等。

庫存安全除了要看倉庫的監管控制 (Custody control)外,我們也要注意在途貨品 (Stock-in-transit) 的監管。例如物料由倉庫到車間,由車間到倉庫,由倉庫到另一個倉庫,又或者由車間到分包商(Sub-contractor)等,其監管控制往往最容易被忽略。保護在途貨品的常見方法是利用收縮膠紙將整板貨品圍上,既可以防污防雨,又可以使貨品不易散落。 另外,貨品的堆疊方法也有學問,堆疊不當的話,除了容易造成危險,也會損壞貨品。有興趣知道貨品應如可堆疊的話可以點擊這裡看看。

關於貨物收發的效率,最常見的問題多出現在緊急發貨中,因為情況「緊急」,好些重要的控制都會被繞過,例如發貨未經正常的審批,而且事後也未有及時補回。內審不應反對緊急發貨,但需要有特定的程序來監察,而且要有一個機制,定期統計緊急發貨的次數,以監察沒有被濫用。

最後想提一下,一般來說,不論在系統上的設置或是文件的設計,庫存物品的單價都不會向倉庫人員披露的,例如庫存系統,雖然系統會記錄每件貨物的單價,但以庫存人員的身份進入系統時,他們不應有觀看單價的權限;又或者送往倉庫的採購單副本,單價及價值等資料不應印在副本上。另外,採購部應要求供應商在送貨到倉庫時只提交沒有銀碼和單價的送貨單(Delivery Note),而相關發票應直接寄往會計部。雖然在這個資訊發達的年代,倉庫人員想得知單價等資料,在別處也可以找得到,但為了減得對倉庫人員的引誘,物品價值都不會盡量披露。

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相關文章:
以風險為基礎的庫存功能內控評審(一)
以風險為基礎的庫存功能內控評審(二)-庫存量控制
以風險為基礎的庫存功能內控評審(三)-收貨控制
以風險為基礎的庫存功能內控評審(四)-存貨控制(一)
以風險為基礎的庫存功能內控評審(四)-存貨控制(二)
以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(一)
以風險為基礎的庫存功能內控評審(五)-庫存記錄(二)
以風險為基礎的庫存功能內控評審(六)-發貨控制(一) 
以風險為基礎的庫存功能內控評審(六)-發貨控制(二)  
以風險為基礎的庫存功能內控評審(七)-倉庫管理  

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4 則留言:

laulong 說...

哩家嘢我唔識!

Ebenezer 說...

一個題目寫了十篇真不容易,而且篇篇都有料到,更加難上加難!

Good:)

匿名 說...

唔明你點解要放 *~~袁彌明 Erica's blog~~* 在每日必看的網誌.

她的言行有加強自我形象的, 在她的blog會show唱好她的post, 但她經常向人批評抽水.

Bittermelon 說...

Hi Laulong:
其實審計(特別是內部審計)不難明白的,好多時都係靠common sense.

Hi Ebenezer:
多謝你一直以來的support ^^

Hi 匿名:
每日必睇未必一定等於我會認同.睇一下其他人的意見,諗一下為什麼人家和自己的想法不同,其實也是學習的一部份。你對佢既批評其實我是認同的,睇佢係因為佢講嘢夠直,而且好有骨,值得學習啊^^
至於佢只會show唱好她的post,呢個正常既,話哂自己地盤,佢有自由show一d佢鍾意既嘢.

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