2009年7月22日星期三

如何說服 Auditee

有一位Blog友給我電郵,問如何應付 auditee並說服他們接受審計發現及改善建議。這位朋友說要說服他們很難,一來他們根本就不喜歡內審,二來要當面指出錯處,他們不會讓你好過。

首先,我們需要搞清楚 auditee 為什麼抗拒內審。最常見的原因是他們並不知道內審做什麼,以為我們是管理層派來的大內密探專門打小報告,甚至有人誤以為內審的工資與 findings 掛鉤,findings 越多,工資越高。遇到這類的 auditee,我的做法是先和他們建立良好的工作關係,我之前有一篇文章是關於這個題目的,主要是讓他們了解我們內審的工作並建立互信,具體的做法可以在這裡找到。

內審人如何與其他部門同事相處
http://bittermelon2009.blogspot.com/2009/02/blog-post_21.html

另外,當我們向 auditee 敘述 findings 時,要令他們信服,最好的方法是利用數據來說話。雖然數據不是百分百公平準確(因為數據免不了有 noise,而且即使同一堆數據,在不同人的手中其演繹也會有差別),但相對來說較客觀持平,在商業環境中被廣泛接受,所以我們的 findings 最好儘量配以數據來支持。例如發現有 Purchase Orders 未經審批便向供應商開出,我們最好能具體講出總共有多少張,並且能講出其總金額,涉及購買物品的類型或供應商數目等等。我之前提及過,內審不要只做 problem finder 而要做 problem solver,所以在提出 findings 的同時,我們也要給他們相關的改善建議。

以我的經驗,要成功「推銷」findings 及改善建議,最好能在 closing meeting 前跟相關的負責同事討論一下並尋求共識,尤其是改善建議的可行性,儘量避免不要一下子就向 auditee 的管理層報告,因為管理層未必清楚改善建議的做法可行與否,而且未經過 working level 同事的討論便一下只向上匯報,除了給他們有金手指的感覺外,也會讓他們以為我們以「大石壓死蟹」的手法來逼使他們跟從。

不過,遇到一些難纏或者極頑固的 auditee,我有時會故意使用「大石壓死蟹」這方法,你不肯做嘛,那我找你的頂頭好了。也試過和另一位內審同事串通,一個扮黑臉整天針對 auditee 的錯處並提出較嚴厲的改善建議,而另一個則扮白臉誘使 auditee 就範。當然,這些方法不能隨便使用,要先看了解清楚 auditee 的性格及預計他/她的反映才成。

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8 則留言:

中產管數男 說...

「儘量避免不要一下只就向 auditee 的管理層報告...」

絕對同意,有咩事,先同個auditee討論攞一個共識先,下下直接report管理層絕對影響auditor與auditee既關係。呢個亦係一個professional auditor(不論係internal定external)都應該要有既technique。

Ebenezer 說...

好理論地來講,俾Top Management嘅內審報告應包括Auditee Comments 同理應考慮埋top Man.會問嘅野,應該攪掂Auditee到七七八八。如果隊個只發現好多「現象」當finding嘅report俾top man.,呢個Auditor應該係找死。

話歸回頭,有時Auditee真係會為玩野而玩野,佢俾d comment同response可能會好離譜,咁樣可以問吓佢top man.見佢俾垃圾comment會點睇佢,如果佢真係唔怕,auditor都冇計架,等top man.收佢啦。

匿名 說...

The information and sharing in this blog is really useful...Thanks Bitterman!

Bittermelon 說...

Hi Anonymous,
thanks for your support!

匿名 說...

I love reading your blogs too! Very useful ! Thank you very much for your sharing! ^^

Candy

Bittermelon 說...

Hi Candy,
Thanks for your support^^

sa 說...

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Jae 說...

哈哈,最后一招好绝。

不过我觉得,想让auditee痛快同意finding,finding就一定要够详实:有数据有root cause分析,而不是仅仅停留于表述symptoms;同时audit recommendation要保证一定程度的practical。咁auditee才不会难做以及有排斥心理。

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