如何說服 Auditee

有一位Blog友給我電郵，問如何應付 auditee並說服他們接受審計發現及改善建議。這位朋友說要說服他們很難，一來他們根本就不喜歡內審，二來要當面指出錯處，他們不會讓你好過。

首先，我們需要搞清楚 auditee 為什麼抗拒內審。最常見的原因是他們並不知道內審做什麼，以為我們是管理層派來的大內密探專門打小報告，甚至有人誤以為內審的工資與 findings 掛鉤，findings 越多，工資越高。遇到這類的 auditee，我的做法是先和他們建立良好的工作關係，我之前有一篇文章是關於這個題目的，主要是讓他們了解我們內審的工作並建立互信，具體的做法可以在這裡找到。

《內審人如何與其他部門同事相處》
http://bittermelon2009.blogspot.com/2009/02/blog-post_21.html

另外，當我們向 auditee 敘述 findings 時，要令他們信服，最好的方法是利用數據來說話。雖然數據不是百分百公平準確（因為數據免不了有 noise，而且即使同一堆數據，在不同人的手中其演繹也會有差別），但相對來說較客觀持平，在商業環境中被廣泛接受，所以我們的 findings 最好儘量配以數據來支持。例如發現有 Purchase Orders 未經審批便向供應商開出，我們最好能具體講出總共有多少張，並且能講出其總金額，涉及購買物品的類型或供應商數目等等。我之前提及過，內審不要只做 problem finder 而要做 problem solver，所以在提出 findings 的同時，我們也要給他們相關的改善建議。

以我的經驗，要成功「推銷」findings 及改善建議，最好能在 closing meeting 前跟相關的負責同事討論一下並尋求共識，尤其是改善建議的可行性，儘量避免不要一下子就向 auditee 的管理層報告，因為管理層未必清楚改善建議的做法可行與否，而且未經過 working level 同事的討論便一下只向上匯報，除了給他們有金手指的感覺外，也會讓他們以為我們以「大石壓死蟹」的手法來逼使他們跟從。

不過，遇到一些難纏或者極頑固的 auditee，我有時會故意使用「大石壓死蟹」這方法，你不肯做嘛，那我找你的頂頭好了。也試過和另一位內審同事串通，一個扮黑臉整天針對 auditee 的錯處並提出較嚴厲的改善建議，而另一個則扮白臉誘使 auditee 就範。當然，這些方法不能隨便使用，要先看了解清楚 auditee 的性格及預計他／她的反映才成。

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