Employee Expense Review（一）

不論是從事審計還是會計，相信很多同行也審核過員工費用（Employee Expense）。這裡所講的員工費用包括Air ticket，Accommodation，Entertainment，Messing，Local travelling，Toll fee，Telecommunication等等。審核過員工費用人的都會知道，只要員工能提供發票收據之類，而其上司又批准了的話，要在審核中找到問題是相當困難的，而且要有限控制這些支出也不容易。就上述首五種費用，這篇文章主要和大家分享一下我的經驗，談一下幾個經常出現問題的地方及預防的方法。

１）Air ticket

這類費用容易出問題，因為涉及的金額一般都較大。常見的問題例如買了機票但沒有登機並自行安排退款，又或者將機票的等級改低並拿了差額，回公司後卻用了原先的發票報銷。另一個問題是向公司報銷機票的正價費用，但員工卻是從旅遊代理買機票的，自己則從中賺取差價。又例如買了travel package，事後報銷時說是提供給客戶，但其實是買給自己的親朋好友甚至外人，藉此以圖利。

曾經審核過一位派駐海外的行政人員的費用，發現他的航空費用全部都不經過公司指定的旅遊代理購買，而且只用了飛機票來報銷，要求他提供信用卡付款證明，他卻說是用現金購買。我們認為事有蹊蹺，經公司在當地的旅遊代理協助下，查出該些機票是通過另一家旅遊代理以折扣購買的。另外，也查到其中幾張機票是由其他人使用，事後經公司核實，這些人全部都不是公司的客戶。

要防止這類問題發生，公司應要規定機票時必須向公司指定的旅遊代理購買，如果公司有足夠資源的話，最好由公司統籌及代辦所有預訂，出票及付款事宜。例如由行政部負責預訂機票，這樣可以減低機票私用的機會，機票的費用則由會計部直接和旅遊代理結算，包括退款。另外，員工必需保留登機證，並於事後交回公司。如果使用人為客戶，使用部門必需得到預先的審批，並具體寫明用途及提供相關預算。

如果希望進一步控制航空費用，公司應制定一份Policies & Procedures，並且列明各級員工的費用水平，例如只有某職級或以上的員工，又或者航程超過某個時數的才可以乘坐商務客位等。

２）Accommodation

這類費用容易有問題，除了涉及的金額較大外，也是因為缺乏足夠的憑證。常見的問題主要是酒店的費用混雜了私人的開支。

要防止這類問題發生，和機票一樣，公司可以規定酒店必須要由指定的旅遊代理預訂，旅遊代理向員工發出Hotel Voucher，員工憑著Voucher入住酒店。如果由公司自行預訂的話，一般酒店都會要求公司提供書面擔保，列明公司只會負責那些費用，其他的則由員工自行付款。在結算時，酒店會將費用的清單提供給公司的會計部，經員工確認及其主管審批後付款。若果因情況需要由員工自行安排，在報銷時，除了由酒店開出的收據外，員工必需提供酒店的費用清單做憑證。

如果希望進一步控制酒店費用，公司的Policies & Procedures應列明各級員工的費用水平，某職級或以上的員工可以入住當地某星級的酒店，如果公司在當地設有宿舍，員工應先選擇入住。另外，很多公司會與酒店簽訂協議，酒店通常會給公司一個較優惠的 Corporate Rate，這樣也可以為公司節省金錢。

Entertainment將在一下篇再談。

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