2012年4月30日星期一

內審的「狐假虎威」

有從事IA的網友在討論版上留言,慨歎被Auditee留難,遲遲不肯向他提供所需要的資料。由於審計項目的完成期限在即,網友向上司求救,但上司不想去處理,著網友自行解決。

我很明白網友上司的難處,他能做的實在很有限。其實上司只有兩條路可以選,一是找Auditee的上司談談,希望他能推一下Auditee去提供資料。若果連上司也不肯合作,唯有選第二條路,就是上報管理層,甚至直接向Audit committee反映。

由於做IA的不會輕易選第二條,因為後果嚴重,所以第一條便是唯一出路了。但選這條問題也隨之而來。找Auditee的上司嗎?Auditee會覺得IA大石壓死蟹,玩投訴實在欺人太甚。親自找Auditee嗎?其上司可能覺得IA繞過他來對其下屬指指點點,即是不放他在眼內「唔比臉」,不論前者或後者,勢必影響日後的合作關係,就算這次成功拿到資料,下次又怎辦?

所以,IA遇到這些問題,一般來說只會著Auditor用自己的方法,在他的層面去把問題解決。當然,情況嚴重的則除外。

前幾天在報章看到陶傑先生的一篇文章,內裡介紹的一個英文成語「To cross the Rubicon」,就完全道出這情況。成語出處有一段歷史典故,有興趣的請到陶先生的專欄看看,至於成語的意思,就是過了Rubicon這條河,就沒有轉彎的餘地,從此不能再回頭。同一道理,假若沉不住氣向Audit committee投訴,從始要和Auditee保持合作關係就難上加難了。

其實遇到此等情況,不妨試來一招「狐假虎威」,這招我是經常用的。例如可以向Auditee說:「我地既審計報告趕住月尾交比Audit committee。我都知你忙,但係我地交唔到報告,Audit committee實問架嘛,唔通話因為你地唔等閒比唔到資料,所以做唔到個Audit咩?」因為每個審計在開始時,必須得到Auditee的部門主管量過,認為開展審計不會影響運作的,所以Auditee很難可以用「唔得閒」來做借口的。

現在應該知道,為甚麼不論是那個級別,從事IA的,都必需具備良好的人際關係技巧吧。

&&&&&&&&

2012年4月27日星期五

審計署覆核特首工作?非也!

最近曾特首又有新搞作,有傳媒揭露他於近月的南美外訪行程中,以5萬幾港元一晚的價錢入住酒店的總統套房,加上在外訪前由派專人探路兩次之多,單是探路的開支已經花了約90萬。由於公眾嘩然,特首著審計署覆核特首的外訪程序。

昨天看《晴報》,他們以「審計署查曾蔭權大花筒」作標題,而《明報》則用了「鄧國斌:首次覆核特首工作」,其實他們有些誤解。

按曾特首和鄧國斌先生的說法,我的理解是,審計署只會覆核特首的外訪工作「程序」,而不會覆查特首過往外訪工作本身,即是我們行內稱呼的「Policies and procedures review」而已。換句話說,是次覆核旨在看看「程序」本身有沒有需要改善的地方,而不是進行Operational audit或衡工量值審計,去覆查特首過去外訪的開支是否有問題。所以,審計署只預算用一個月時間去完成報告。倘若審計範圍是包括特首過去外訪開支的話,相信時間必定會較長。

倘若大家以為審計署今次出來的報告能像上一次批評平機會般震撼,相信必然會失望。

其實這次審計署覆核的工作性質,和特首早前因接受富豪款待,而委任退休大法官李國能所主持的「防止及處理潛在利益衝突獨立檢討委員會」去制訂規管特首行為守則一樣,不同的只是後者由獨立委員會負責,這次卻由審計署來做。或許你會問,既然兩者性質一樣,為甚麼由不同的人去負責?其實我也有相同的疑問?我唯一想到的,就是接受款待屬「私事」,外訪則是「公事」吧?

上述的分柝只是我按照曾特首和鄧國斌先生所說來理解,若果理解錯了當然最好,可是,若被我不幸言中,審計報告出來以後必然會令公眾大失所望。今天的審計署在市民眼中極具公信力,因曾特首而無辜被牽連,實在很不值得吧?鄧國斌先生是否應考慮一下,及早向市民大眾解釋清楚,強調是次審計的範圍?

相關新聞連結:
《晴報》:審計署查曾蔭權大花筒
《明報》:鄧國斌:首次覆核特首工作
《明報》:外訪花費高 鄧爾邦曾捱批

&&&&&&&&

2012年4月23日星期一

內部控制的方法(2):Authorization

審批是內部控制的最基本方法之一,相信其操作原理不用介紹太多了吧?簡單而言,就是在進行某工作、交易或差事(即Transaction)前,需要得到上級的批准才可以執行。

基本上,所有Transactions應得到最高管理者的批准,可是,就算是小型企業,每年Transactions的數量也不少,更何況是大型企業和機構?要最高管理者審批每一宗Transaction是難於實行,所以,權力下放(Delegation)就應運而生。

Delegation可以按類別(by area)以及金額(by amount level)來下放。例如CEO將採購的審批權下放給採購總監,又將銷售合同的審批權下放給營銷總監,也將財務的審批權下放給財務總監,如似類推,這就是按類別來下放權力。

可是,若果將所有權力下放,出錯或者偏離企業目標的風險也隨之而增加,特別遇到重大事項時,需要在執行前由管理層討論和決定,所以按類別來做權力下放的同時,也會設一個限額。例如採購總監的採購權上限是一百萬元,超過此金額的交易就必須得到CEO的審批,而金額超過五百萬元的,就必須得到董事會的批准。

再舉多一個例子,當公司開出支票時,金額低於一千元只需要由會計經理連同司庫一起審批就可以了,金額界乎一千至十萬元的需要財務總監的審批,超過十萬元的則需要CEO的審批等等。

或許你會問,審批權的限額應怎樣釐定,其實這關乎企業本身可接受的風險。例如釐定某辦事處財務經理的審批權限額,我們可以按他/她薪金水平的若干倍。例如薪金是一萬元水平左右,而企業的可接受風險是他/她薪金的五倍,那麼審批限額就設在五萬元,超過此數的就必須由當地CEO加簽。

可是,若單看金額,辦事處的營運效率可能會有所影響,例如辦事處大部份交易都是超過五萬元,即是說差不多所有交易都需要CEO加簽,這樣便失去Delegation的作用。所以,在釐定限額時,我們也同時考慮日常交易金額的分佈。比如在辦事處的日常交易中,大部份(例如超過九成)的交易金額都在六萬元以內,那麼我們可以將限額設提高至六萬元,超過此數的才須要由CEO加簽。

在設計限額時,我們應注意兩者的平衡,盡量減少因審批需時而對營運產生的影響,而又不會將上限定得太高,以至超過企業的可接受風險水平,影響內控效果。

不過,就算將審批權設了上限也不一定妥當,因為此法防止不了Split transaction的發生。Split transaction是甚麼?就以上財務經理的例子,審批上限是萬,為避免麻煩要找CEO加簽,財務經理安排將一宗八萬元的交易分拆成兩宗四萬元的,這樣做就可以繞過CEO自己做審批了所以,在設計審批權限時,我們應同時也加入一些監察的措施,例如定期委派專人做審核,確保權限貫切執行。

&&&&&&&&

2012年4月20日星期五

盛女會計師的Mr.Right

本文於今天(4月20日)《信報》的年青有計專欄內刊登。

--------

盛女會計師的Mr.Right(作者:Bittermelon)

最近電視台的一個節目成為城中熱話,而當中的一名女主角Florence因是位會計師,更成為業界談論的焦點。不過,討論還討論,有很多網民,當中包括不少同行,竟因她擇偶的想法而把她批評得體無完膚,而且還拿她的樣貌,年紀甚至身材來恥笑,盡情嘲諷,更說她影響會計師形象云云,彷彿她是會計師之恥。

香港男女比例失衡,特別是三高女性,即學歷高、收入高和職位高,要找個合襯的終身伴侶的確很困難。雖然沒有正式的統計,但相信會計業界內,未婚的女會計師應該為數不少。就在我認識的會計師女性朋友和同事當中,到了適婚年齡而仍是單身的,十位之中就有七位之多。看來未婚及遲婚的女會計師相當普遍!

女會計師不易為

其實也不難解釋此現象。政府早年大搞普及教育,大幅增加大學學額,擁有大學程度的女性人數自然也高。而且近年會計是熱門課程,這就造就了不少會計系的畢業生。唸會計的一向都是陰盛陽衰,譬如筆者的朋友,當年唸會計的時候班裏的男女比例是二比八,沒錯,是二十個男比八十個女!如果在大學裏沒能找到合適的對象,就要到投身職場時才再作打算。好啦,廿二歲畢業投身社會,花三至四年時間考取到會計師資格,成為會計師時已經是廿六歲了。可是,業界好學歷競賽,不論男女也不能倖免,不得不再花三至四年去進修,完成後已經三十歲了。

日間努力工作,晚間努力考牌和讀書,識個男仔去拍拖的時間和機會自然相對較少。若果從事核數工作的就更慘,旺季例必加班至深宵,連僅有的時間也要拿來工作,未有拍拖的固然難覓對象,就算有男朋友的,天天日以繼夜地工作,相方感情轉淡弄至分手收場的實在很正常,結了婚而弄至離婚的也大有人在。

到了三十歲,工作有了一定資歷,加上高學歷,自然成為職場竉兒要大展拳腳一番,所有心思都用在工作上,要識男仔拍拖的時間自然減少。歲月磋砣下,過了適婚年齡仍未找到如意郞君。女性最美好的十年青春都給了會計,除了掙了點錢買護膚品隱藏滿臉風霜外,最後換來甚麼?這就是典型香港女會計師的寫照,相信Florence就是當中的佼佼者。

所以,香港女會計師真的不易為,就算結了婚,也只是到了人生的另一個階段。除了工作和進修,還要照顧家庭,有了孩子的就更忙,工作和家庭要兩邊兼顧,小點精神和魄力也不成。

忠於自己沒有錯

回說盛女Florence,她令我想起一個人,就是發現地球不是宇宙的中心而太陽的伽利略。身處十七世紀的他,因「日心說」被當時的教廷指控是邪教異端。由於他堅持這個說法而不肯改變,最後教廷把他軟禁至死。

雖然用此做類比太過誇張,但道理還不是一樣嗎?盛女Florence堅持自己的擇偶要求,不肯輕易妥協,但卻換來網民無理的人身攻擊和批評,你是盛女如何想?

另一個較為切身的比喻,如同一向鍾情於iPhone的你,現在只能選用一個一、二百元的手提電話,只有打出打入,電話簿和收音機等幾個基本功能,而且你要永遠使用這款電話,你願意嗎?如果你不願意,又為何評批別人沒有去降低擇偶要求,勉強和一個不喜歡的伴侶一生一世?有人選擇寧缺勿濫,但又有人選擇寧濫勿缺,我喜歡藍,你喜歡白,絕對是個人選擇,我們的社會何時變得這樣恐怖,要把主流思想強加於別人身上了?

我不認識盛女Florence,但很欣賞她的勇氣和堅持。今天是該節目的最後一集,不論結果如何,衷心祝福她和一眾依然單身,而又希望組織家庭的女會計師,早日找到她們的Mr. Right。

文章來源: http://hkyaa.blogspot.com/2012/04/mrright-bittermelon.html

&&&&&&&&

2012年4月18日星期三

不敢想,但敢做:我出書了!

苦中作樂》這個網誌寫了三年,初時只寫關於內部審計和會計的東西,及後也寫時事和自己的事,其實目的只有一個,就是讓自己在苦悶的工作中尋找一點快樂。可是在寫作的過程中,卻發現原來自己的工作並不苦悶,反而覺得很有趣和有意義,是一個意外的收穫。

可能是寫得多的關係,覺得自己在看人看事方面有很大的進步。至於文筆,雖然仍是白字連篇,而且文章累贅得像老人家在細說當年一樣,但比起初期已進步了不少。

從事寫作的人,大抵都會有兩個夢想,就是在報章雜誌寫專欄,以及出版自己的書。身為博客的我,說真的,這兩個夢想連想也不敢去想。但不知那裡來的福氣,兩年前自己寫的東西居然有機會在報章刊登,記得第一次在報紙讀到自己的文字時,心情是何等興奮,就算到了現在,這份心情依舊沒有變。

於去年年尾的某一天,突然收到某家出版社的電郵,問我有沒有興趣將自己網誌的文章輯錄成書。初時以為只是選幾篇出來與別人合著,豈料他們將會為我出版一整部屬於我自己的書!

多得編輯先生,為新書起了個別緻的書名,叫做《審計密探CIA》,也要多謝出版社,他們為了新書設計了一個有趣的封面。至於新書內容,主要是以網誌內多篇的文章做藍本,將之整合甚至重寫,並且加入幾篇全新的文章而成。主要的讀者對象是會計新手和有興趣投身審計行業的人,希望通過此書,讓讀者對內審以至審計的工作有一個較為深入的了解。



新書的最終稿剛已完成,實在佩服編輯先生的心思,能將多篇雜亂無序的文章編輯成一本很有意思的書。新書將於本年5月左右出版,當知道確實日期後將會第一時間向大家公佈的。

多謝各位多年的支持!謝謝!

&&&&&&&&

2012年4月16日星期一

內部控制方法(1):Segregation of duties

有效分工是內部控制的基本方法之一,主要是將一件工作分開由不同的人來負責,做到互相監察,互相制衡。例如存放現金的夾萬,一人負責保管鎖匙,另一人負責保管密碼,沒有兩個人同時在場的話,就不能開啟夾萬。
和其他內控方法一樣,有效分工只能減低而不能完全避免風險,就如上述的夾萬,倘若兩個人一起合謀的話,分工這個內控手段便失去作用。所以,有時我們需要按情況加添其他方法來減低風險,比如減低夾萬現金存量以減低合謀的誘惑,又或者在夾萬外加裝鋼閘,由第三人保管鎖匙,甚至派專人看守及安裝CCTV等。

看到這裡你可能會問,若加裝了鋼閘,他們也能串通呀?莫非再派專人看守?看守的人也參與合謀時又怎麼辦?想強調一下,沒有一種內控是能完全避免風險的,而且風險可以是無限而資源卻有限,以有限追逐無限根本不切實際。所以,在設計內控時,我們必先考慮可承受的風險水平和內控的成本效益。例如夾萬存放的現金就只有幾千元,最大的風險就損失了幾千元,相信將鎖匙和密碼分開由不同的人來保管已足夠,沒有理由再花費幾萬元去安裝CCTV吧?

有效分工雖然是最基本的方法之一,但對於很多中小企而言,他們未必有足夠的資源(特別是人手分配上)去做分工。這時候,為了減低風險,我們就必需利用Compensation control去彌補。再以現金夾萬為例,若不能將鎖匙和密碼分開由不同的人去保管,我們可以盡量減低現金存放量,或索性不存放現金,又或者不定期派人到現場盤點等等。另外,善用IT資源也能達至分工的效果。例如一些銀行向中小企提供的網上銀行服務,就是透過不同的登錄帳戶(Login account)來做分工。比如要匯出一筆款項,負責財務的同事首先利用自己的帳戶在系統內輸入匯款的所需資料,然後授權人通過自己的帳戶在系統內做審批,系統才會接受匯款的申請並進行匯款。

最後一提,在設計分工時,要注意以下這些工作是不應該分工的:

1)保管資產
2)審批
3)記錄
4)執行

例如負責執行的就不應同時負責審批、記錄或保管資產。最典型的例子是採購,例如負責採購的同事,不應同時負責審批購貨單、編制會計記錄,以及保管購買回來的貨物。

此處有一個網頁詳細例舉了一些會計上的職務是不應分工的。另外,此處講的「內部牽制制度」,其實就是講分工,很值得參考。

&&&&&&&&

2012年4月13日星期五

審計的九種技巧(9):Scanning

來到最後的一種技巧了,可能有人不同意,但我認為此技巧是最高級的。顧名思義,Scanning就是將要審核的東西匆匆掃瞄一次,看看有沒有異常的地方需要跟進。

例如把某個月的General adjustment vouchers全部找出來,並每張看一下,若果覺得有問題,便抽出來跟進。何謂有問題呢?就Adjustment而言,例如關聯公司之間的大額現金轉賬、異常的應收和應付的調整、銷售賬的non-routine調賬等等。

說這技巧最高級,因為做得好與不好,全靠審計人的經驗。可是,單看上面的介紹已知道,只靠匆匆看一下去找出問題,根本與大海撈針沒有分別。所以,此技巧一向不受重視,就算使用,也只用作輔助性質而已。

不過,由於近十年科技發展迅速,配合審計軟件的幫助,100% Scanning已成為當今最高級的審計方法。例如要審核全年的銷售,以前就只可以用抽樣的方式來做Scanning。現在我們則可以利用審計軟件,將全年所有的銷售交易掃瞄一次,並找出異常的地方然後跟進。

異常可以有很多,當中包括發票編號重號、跳號和沒有順序,發票金額是負數、異常大或異常小,不正常的發票日期(例如非辦公時間開出的發票),某月或某日開出的發票特別多或少,折扣異常大,發票金額計算錯誤,奇怪的送貨地址(例如PO Box)等等。而且還可以按銷售部門或人員來分析,方便找出問題的源頭。

除此之外,審計軟件還可以將銷售交易數據和其他數據連結起來做分析,例如核查發票上的單價是否和公司批准的價單相符,開出的發票是否超過顧客本身的信貸額,銷售人員佣金計算是否有錯,是否所有銷售交易都已錄入銷售賬,或者銷售賬內所有交易都有發票支持等等。

當然,若想利用審計軟件做Scanning,大前提是被審核的東西必須是數據化。另外,只有在數據數量比較大的情況下,利用審計軟件才能夠提昇審計的效率,因為要將數據載入審計軟件,前期準備所花的時間著實不少。

最後一提,由於Excel很普及,很多Auditee都會用它來做記錄,目前審計軟件已經可以輕鬆讀取和分析Excel內的數據。可是,若果Auditee在編制Spreadsheet時態度鬆散,例如相同的顧客但錄入時名稱不一致,最常見是一時打入ABC Limited,一時卻又打入ABC Ltd,遇到這種情況,我們需要花時間去「執」一下這些數據,審計軟件才能有效發揮其分析功能。

早前曾寫過一篇叫《運用審計軟件實例》的文章,當中以採購流程作為實例,來介紹如何利用審計軟件來做分析,有興趣的話請看一看。

&&&&&&&&

2012年4月10日星期二

自己屁股自己擦,不要留給別人抹

此文於上星期五(4月6日)在《信報》的年青有計專欄內刊登。

--------

自己屁股自己擦,不要留給別人抹(作者:Bittermelon)

首先要說聲對不起,吃過早餐的您,看到如此標題難免有點反胃,可是筆者實在想不到其他更合適的字句,來為此文起標題。

不久前才在此專欄寫過一篇叫《給曾特首弟兄的信:願主打救您!》,評述曾特首接受富豪款待的種種是非,誰料不足一個月,筆者再要痛心執筆寫下此文。

不知是政府的風水出問題,還是香港的天主教徒特別倒楣,曾特首弟兄才剛剛出事不久,現在就輪到許肥龍弟兄,而且涉及的問題似乎更麻煩更大。

由於許弟兄的案件還正在調查當中,筆者當然不敢說三道四,不過此事涉及政府前主要官員的操守,也觸及我等港人對官商勾結的神經,即使日後證明許弟兄是清白,但是次拘捕行動相信已令不少公眾如我者對政府失去信心,有評論更認為事件已嚴重打擊政府管治威信,所以筆者希望以本身的會計知識來說幾句。

上樑不正下樑歪

要看一家機構的內部控制是否足夠,目前商界最流行的方法是參考「COSO委員會」的內控架構。雖則政府有別於商業機構,但理論還是一樣。

COSO 委員會全名是Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,是由五個專業團體所創立和資助的美國組織,委員會旨在研究和推廣企業風險管理,內部控制及防止欺詐等的問題。

根據他們最新出版的《企業風險管理-整合框架》,風險管理構成的第一個要素就是「內控環境」,中文版要覽對這個要素有以下的解釋:「內控環境包含組織的基調,它為主體內的人員如何認識和對待風險設定了基礎,包括風險管理理念和風險容量、誠信和道德價值觀,以及他們所處的經營環境。」

從上述可以看得到,誠信和道德價值觀在企業管治方面佔有重要的位置。正所謂「上樑不正下樑歪」,如果管理層的操守出問題,企業的誠信文化相信都不會好到那裡去,所以企業應當訂立一套道德及操守準則,並且嚴格實施以規範企業內由上至下所有人員的行為。

若套用上述標準,現屆特區政府的「內控環境」顯然不合格,原因有二:其一是目前政府雖有守則去規範官員的操守和行為,但該守則居然不適用於特首;其二是管治團隊似乎沒有切實確守法規的文化,早前包括特首在內的多位高官,其物業涉及潛建就是最佳證明。

法治講求公平,「嚴以律人,寬以待己」怎叫市民服氣?

核心價值快被消磨殆盡

回想起來,筆者著實幼稚得可以,一直純情地相信我們的政府縱使有多不濟,也必盡力守護得來不易的核心價值,可是經過多年的施政,現在還剩下多少?民主、新聞和言論自由、廉潔和法治一向是我們相信的核心價值,可是民主發展仍停滯不前,實現雙普選仍然長路漫漫;新聞和言論自由又有被收緊之嫌,皆因與政府相關的新聞採訪受到不同程度的限制。

惟一幸存的廉潔和法治,又因官員的物業涉嫌潛建,特首接受富豪款待,和前高官被拘捕等等醜聞而不斷被踐踏,這不禁令人質疑,由曾特首弟兄領導的政府,在這八年間究竟「搞乜鬼」?

有傳言說執法機構因生怕影響特首選情,所以延後拘捕行動。雖然未有證據顯示是事實,但若真的如此,連執法時也考慮到「政治」,此例一開那還得了?檢控講求證據,倘若因拘捕行動延後而令證據消失,誰人可以負責?

還有一點,前高官涉嫌官商勾結而被拘捕不算小事,換了是其他國家元首或地方首長,就算正在休假或外遊的,想必也立即結束行程,提早回去善後。反觀我們的曾特首到了那裡去?除了嘆氣,筆者還能說些甚麼?

正所謂「一不離二,二不離三」,前者已經發生所以只能接受,但公眾如我者也實在不希望見到後者發生,因為港人實在不能再承受如此打擊。

現屆政府餘下的任期只有幾個月,若果負責任有承擔的,是否應該想想辦法,盡快去令公眾對政府回復信心?自己幹的好事最好還是由自己清理為佳,等到別人來幫忙善後和收拾殘局,最後慘變成「一褲都係」難看下台才叫活該!

年青會計師協會:http://hkyaa.blogspot.com/

&&&&&&&&

2012年4月3日星期二

審計的九種技巧(8):Analytical review procedures

與Reconciliation一樣,Analytical review procedures是一種較為高級的審計技巧,透過此方法,我們可以對Auditee有一個較高層次的了解,有助評估企業的營運風險,所以此方法多用於Audit planning階段。

具體的做法主要是計算和比較不同的比率和表現的趨勢,例如在企業的財務表現方面,我們可以計算企業的毛利率和淨利率,再與已往幾年比較,從中可以看到企業近年的表現和趨勢,若進一步與相同行業的平均數或競爭者做比較,更可得知企業的表現在行內的位置。

除此之外,比率之間都有著一定的關係。例如毛利率上升,必然是銷售額增長比成本增長來得多。又例如銷售額增幅很大,但AR turnover卻下跌,加上營運現金流入減少的話,這可能是大部份新增銷售都是Credit Sales,而且貨款回收不容易,呆料壞賬撥備可能需要增加。

另外,不同的比率同時變化,當中可能反映出一些現況,例如AR turnover下跌而AP turnover上升,這反映出企業對營運資金的需求上升。又例如Stock turnover下跌而存貨金額上升,這可能關係到貨品滯銷。

還有一點,將財務數據結合非財務數據來計算,可令到分析更全面更廣泛。例如Revenue per staff,Staff expenses per staff,Revenue per client,Revenue per selling area,Average revenue per active client and inactive client等等。

&&&&&&&&

LinkWithin

Blog Widget by LinkWithin