繼續上文《善用 Audit Software 做內控評審 》的討論。目前流行的審計軟件分別是ACL及IDEA，有朋友說只要運用Excel了得也一樣。我認同這說法，但比較前兩者，Excel有以下缺點：Excel最多只可以處理66536條數據，而且當檔案大小起過了數MB以後，處理的速度會明顯降低，電腦還不時會擋機，但ACL及IDEA沒有這限制，分析大量數據的速度比Excel快很多；Excel不能直接連接大型數據庫 (例如SAP及Oracle)，但ACL及IDEA則可以；ACL及IDEA有一個Log的功能，記錄了使用者所有的活動，方便日後參考。所以如果需要分析大量數據，ACL及IDEA是首選，但如果數據數量不大，使用Excel就足夠了。
返回正題，核實數據是完整及準確後，我們可以開始利用軟件進行一些分析，例如：
1) 採購流程效率統計
將採購申請單，比價單，採購單及收貨單連結起來 (Excel 可能需要用上Vlookup的formula，而ACL及IDEA則可以運用Relation或Join的功能)，並將每一個採購的每一個環節的日期相減，例如遞交採購申請的日期與比價單製表日期相減，比價單製表日期與採購單審批日期相減，採購單審批日期與收貨日期相減，如此類推，最後計算出每一個環節所需要的平均時間。如有那一個環節需時特別長，抽查一些需時較長的採購並跟進其原因。
另外，將採購申請單內的需求日期與收貨日期比較，跟進那些需時特別長的採購並找出原因。
2) 採購申請單/採購單/收貨單的完整性測試
這三種單都有一個序號，利用ACL及IDEA將重號及跳號的即時找出來。利用Excel都可以做得到，但要先張序號由小至大排序，然後利用LEFT，MID或RIGHT等的formula將序號抽出並轉換成數值然後上下行相減，再用Filter將相減後數值不等於1的單子挑出來檢查。
3) 採購單付款測驗
向會計部索取一個付款清單，內容包括採購單編號，收貨單編號，付款日期及付款金額。將這清單與採購單對比，檢查付款清單上的採購單編號是否存在於採購單上，而且其金額是否相同。
同樣，將付款清單與收貨單對比，檢查付款清單上的收貨單編號是否存在於收貨單上，而且其收貨數量是否相同。
4) 沒有格價的採購/沒有採購申請單支持的採購單
不論Excel，ACL或IDEA，利用Filter將沒有比價單編號或採購申請單編號的採購單挑出來檢查。
5) 採購單審批限額測驗
若果不同職級的採購人員有不同的權限，先用Excel做一個表，列明每位採購人員的審批限額，再將這個表與採購單的數據連結，並以審批人做Key field，比較每張採購單的審批人是否超出其審批限額。
6) 合格供應商測驗
將合資格供應商名單與採購單做比較，如果採購單上的供應商不在合資格供應商名單，將這些採購單挑出來檢查。
7) 採購單價格測驗
將採購單及比價單連結起來，並將每一個採購單的金額與比價單中的最低價比較，如果採購單金額大於最低價，把這些採購單挑出來檢查並了解其原因。
另外，將採購單及採購申請單連結起來，比較採購單金額與預算金額，如果前者比後者高，把相關的採購單抽出來，並檢查是否得到用家部門的同意。
如果你們也有其他測試，請留言與大家分享。
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相關文章連結：
上一篇文章：善用 Audit Software 做內控評審
其他文章：
如何為採購功能做內控評審 (一)「平」
如何為採購功能做內控評審 (二)「靚」
如何為採購功能做內控評審 (三)「快」
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2009年3月6日星期五
善用 Audit Software 做內控評審
在《如何為採購功能做內控評審》的三篇文章中曾幾次提及抽查採購單，同事小E聽完後問了一個很好的問題，企業一年裡開出的採購單數以萬張計，要從中找到有問題的不是大海撈針嗎？
其實我們可以利用審計軟件 (Audit Software) 進行100% Scrutiny。它有別於100% Sampling 或 100% Checking，前者是通過各種分析將異常的地方先找出來再進行重點檢查，後者則是通過百分百的檢查來找問題。如果採購單一年裡只有幾十張，100% Sampling 未嘗不是好方法，但如果數量是千張萬張計，100% Sampling並不可行，所以為了提高審計效率及找到問題的機會，近幾年已流行利用審計軟件做 100% Scrutiny，但大前提是相關的數據必需是電子化的。
目前流行的審計軟件有三款，分別是 Microsoft Excel，ACL (Audit Command Language)及 IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis)。三款軟件在功能上大同少異，差別只在於處理數據的容量及速度，使用方便的程度，可以直接連接數據庫的種類 (例如直接連接到 Oracle，SAP等Database) 等等。至於它們具體的比較及應用，他日我會另文再談。
那要怎樣做呢？以審計採購功能做例子吧。我們可以要求IT部門或親自從系統中把以下的數據抽出來：
1) 採購申請單：數據包括申請序號，日期，物品描述/編號，採購數量，預算金額，需求日期，申請人，審批人等
2) 比價單：數據包括比價單編號，供應商名稱/編號，相關採購單序號，報價金額，日期，物品描述/編號，製單人，審批人等
3) 採購單：數據包括採購單序號，日期，供應商名稱/編號，物品描述/編號，採購數量，金額，交貨日期，相關採購申請序號，製單人，審批人，相關收貨單序號，比價單編號等
4) 收貨單：收貨單序號，收貨日期，相關採購單序號，物品描述/編號，收貨數量，收貨人等
5) 合資格供應商名單：供應商名稱/編號，聯絡地址/電話，聯絡人姓名，加入名單日期/資格有效期等
要從系統抽取數據，最理想是由內審自己寫程式或運用審計軟件進行。但因技術所限，很多時我們需要尋求IT部們的協助。另外，數據抽取出來以後還不可以立即使用，在分析前我們需要核對(verify) 數據是否完整及準確。基本的核對方法包括：
Control total：一些系統會在倒出數據時自動將帶有數值的fields進行 control total 的計算，例如將所有採購單金額加起來。如果我們手上的數據和系統所計算的相同，這代表數據是完整及準確。
No. of transactions：以採購單為例，如果系統內有十萬個採購單，核查一下手上的採購單數據是否也是十萬個。
Range check：例如系統顯示採購單金額在$100至$9,000,000之間，檢查我們手上的數據和系統顯示的是否相同。又例如採購單編號，系統顯示編號在00001至99999之間，檢查手上數據的編號範圍是否一樣。
Reasonable check：以採購單金額為例，檢查是否有異常的金額，例如負數，數值很大的金額等。又例如採購單日期，檢查數據內是否有異常的日期，例如2月30日，11月31日等。將數據從系統中倒出並導入審計軟件內，日期格式是一個經常發生問題的地方，所以需要多加留意。
以上的核對方法可以利用審計軟件進行，使用Excel的話可能會麻煩一點，使用ACL及IDEA的話則較方便快捷。下一篇文章《運用審計軟件實例》將會介紹如何從數據分析中找出異常的地方。
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其實我們可以利用審計軟件 (Audit Software) 進行100% Scrutiny。它有別於100% Sampling 或 100% Checking，前者是通過各種分析將異常的地方先找出來再進行重點檢查，後者則是通過百分百的檢查來找問題。如果採購單一年裡只有幾十張，100% Sampling 未嘗不是好方法，但如果數量是千張萬張計，100% Sampling並不可行，所以為了提高審計效率及找到問題的機會，近幾年已流行利用審計軟件做 100% Scrutiny，但大前提是相關的數據必需是電子化的。
目前流行的審計軟件有三款，分別是 Microsoft Excel，ACL (Audit Command Language)及 IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis)。三款軟件在功能上大同少異，差別只在於處理數據的容量及速度，使用方便的程度，可以直接連接數據庫的種類 (例如直接連接到 Oracle，SAP等Database) 等等。至於它們具體的比較及應用，他日我會另文再談。
那要怎樣做呢？以審計採購功能做例子吧。我們可以要求IT部門或親自從系統中把以下的數據抽出來：
1) 採購申請單：數據包括申請序號，日期，物品描述/編號，採購數量，預算金額，需求日期，申請人，審批人等
2) 比價單：數據包括比價單編號，供應商名稱/編號，相關採購單序號，報價金額，日期，物品描述/編號，製單人，審批人等
3) 採購單：數據包括採購單序號，日期，供應商名稱/編號，物品描述/編號，採購數量，金額，交貨日期，相關採購申請序號，製單人，審批人，相關收貨單序號，比價單編號等
4) 收貨單：收貨單序號，收貨日期，相關採購單序號，物品描述/編號，收貨數量，收貨人等
5) 合資格供應商名單：供應商名稱/編號，聯絡地址/電話，聯絡人姓名，加入名單日期/資格有效期等
要從系統抽取數據，最理想是由內審自己寫程式或運用審計軟件進行。但因技術所限，很多時我們需要尋求IT部們的協助。另外，數據抽取出來以後還不可以立即使用，在分析前我們需要核對(verify) 數據是否完整及準確。基本的核對方法包括：
Control total：一些系統會在倒出數據時自動將帶有數值的fields進行 control total 的計算，例如將所有採購單金額加起來。如果我們手上的數據和系統所計算的相同，這代表數據是完整及準確。
No. of transactions：以採購單為例，如果系統內有十萬個採購單，核查一下手上的採購單數據是否也是十萬個。
Range check：例如系統顯示採購單金額在$100至$9,000,000之間，檢查我們手上的數據和系統顯示的是否相同。又例如採購單編號，系統顯示編號在00001至99999之間，檢查手上數據的編號範圍是否一樣。
Reasonable check：以採購單金額為例，檢查是否有異常的金額，例如負數，數值很大的金額等。又例如採購單日期，檢查數據內是否有異常的日期，例如2月30日，11月31日等。將數據從系統中倒出並導入審計軟件內，日期格式是一個經常發生問題的地方，所以需要多加留意。
以上的核對方法可以利用審計軟件進行，使用Excel的話可能會麻煩一點，使用ACL及IDEA的話則較方便快捷。下一篇文章《運用審計軟件實例》將會介紹如何從數據分析中找出異常的地方。
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