最近公司正在招聘一個文員職位,部門經理從云云的申請中揀選了幾位申請人之後,便交由HR同事逐一致電,安排面試日期和時間。HR同事本來以為致電約見不會有甚麼大事會發生,誰不知一個集感人、同情、搖頭和嘆息於一身的故事,就由一次通電開始。
HR同事在致電頭幾名申請人時都順順利利,相安無事。直至到了申請人XXX。HR同事按照XXX的CV上所提供的手機號碼撥電話,接通以後,循例詢問對方是否XXX以確定沒有打錯。當對方說自己就是XXX後,HR同事隨即表示我們公司收到了他的申請,並詢問他何時能來面試。
XXX聽完以後,就只抛下一句“我冇時間喎”便掛線。HR同事呆在當場,好幾秒才反應過來,並即時向我們訴苦,說現下的年輕人不知攪甚麼的,去申請職位但又沒時間見工,究竟想點?HR同事唯有繼續致電給其餘的申請人,並在後補名單內找另一申請人補上。本以為故事就此結束,豈料怪事在翌日早上發生。
一位太太致電HR同事,問她是否昨天曾致電約見面試。HR同事聽了後一頭霧水,因為昨天約見的申請人全是年輕人,當中沒有一位的聲線是如此師奶的,HR同事進一步問她所為何事,連番詢問後才知道,原來這位太太是XXX的母親,他CV中的手機號碼原來是母親的,翌日母親從來電記錄中看見這個屬於HR同事的陌生號碼,於是來電問她的兒子是否有工見。
HR同事也算有耐性,攪清楚以後,就將XXX昨日的回覆告訴這位母親,並說“佢話冇時間見工喎”。太太聽到後連番說她的兒子其實不是這個意思,只是兒子聽不清楚,所以胡亂答覆,並說兒子其實隨時都可以見工,著HR同事再安排。HR同事說太遲了,因為已經找了後補,而且部門經理時間有限,不能抽出時間多見一人。在這位太太的苦苦哀求下,HR同事答應為她問一問部門經理,可否通融。
部門經理聽了以後不答應,因為他認為無謂浪費大家的時間,他的原因有三。首先,他認為很大機會是母親為兒子打求職申請的,兒子根本不打算申請這份工作。再者,要求別人給機會,至少應該由XXX親自致電,而不應由母親代勞。最後,部門經理也擔心這位母親會陪同兒子前來面試,到時必定會很麻煩和尷尬。
其實兒子沒有錯,既然他不想申請這份工,硬要他來見甚至去做也不會有甚麼好結果。母親也沒有錯,為兒子的前途操心,勞心又勞力,傍人如我者也動容,不過錯用其方法罷了。
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2011年5月30日星期一
2011年5月25日星期三
請孫明揚局長下台
孫明揚局長,長篇大論的道理就不需要在這裡累贅了,您的作態已說明一切,連最基本的以身作則也辦不到,而且還無視屋宇署發出的通知,您叫如何市民信服?
倘若您還有一點點羞恥心的話,就請您下台吧。
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相關新聞:
孫公州官放火 5年拒拆僭建 嚴打僭建最高級官員 議員促全體申報
(明報)2011年5月25日 星期三 05:10
【明報專訊】高官僭建風波愈揭愈大,問責局長孫明揚 被揭發5年前擔任房屋及規劃地政局 長期間,身為打擊僭建物的最高級官員,自己在跑馬地的寓所卻有僭建物,並被下屬的屋宇署發出「警告通知」要求他拆掉僭建,但孫明揚5年來都沒有拆除,屋宇署亦僅是「釘契」了事,沒採取進一步行動。有立法會議員質疑孫明揚知法犯法、誠信有問題,要求他公開道歉甚至考慮辭職(見另稿)。
承諾今日動工拆卸
立法會議員李永達 認為,接連有高官涉僭建醜聞,特首應要求全體問責官員及首長級公務員,主動申報寓所是否有僭建物,以示誠信。政府消息人士則透露,政府內部討論過僭建問題,認為官員和議員有僭建時應負上個人責任及作出決定。但至於官員應否申報僭建,消息人士稱問責制 官員守則沒有這個要求,而且這是私人事,他們要為自己的決定負責。
現任教育局長的孫明揚昨午召開記者會時未就事件道歉,但承認自己「不夠敏感……未有以身作則……做得不夠好」,故已聯絡註冊承建商,今日起動工拆掉僭建,以遵守屋宇署4月起實施的處理僭建物(更嚴厲)新政策。
孫未道歉 認「不夠敏感」
對於屋宇署2006年4月已發警告通知要求兩個月內拆掉僭建,但孫明揚當年作為屋宇署上司卻一直拒拆,是否知法犯法及須辭職,孫明揚回應﹕「我應該敏感些……應該主動些及更早處理問題,尤其是我曾經作為房屋及規劃地政局長」。孫明揚強調,僭建物是他在1994年買樓之前已經存在,但由於兩僭建房太小,僅數十平方呎,他買樓未察覺有僭建,其後他把兩僭建房用作放雜物及洗衣機。
稱買樓時已在 太小未察覺
屋宇署昨承認2005年9月曾接到僭建投訴,但06年只向孫明揚發出「警告通知」而不是發出更嚴厲的清拆令(見另稿),是因為孫氏寓所地下庭園的僭建物結構無即時危險,亦不妨礙走火,按當年政策不用即時取締。但鑑於今年4月屋宇署已擴大即時取締的僭建物涵蓋範圍,屋宇署會再派員巡視孫明揚寓所,以決定是否需要改發清拆令。
高官僭建風波,是源於本月18日本 報及同業揭發環境局副局長潘潔在大埔 沙欄小築的寓所,天台有僭建物兼露台被非法密封,潘潔昨回應指清拆僭建工程「已經展開,並會根據條例進行」。但昨再有傳媒揭發,孫明揚位於跑馬地箕璉坊菽園新臺D座地下的寓所,亦有僭建物,並已於2006年6月被屋宇署釘契。
記者現場所見,兩僭建物都是突出外牆的數十平方呎僭建小房間,其中面向E座的僭建房有窗戶,外牆並有人加裝了一個洗手盆,疑是為方便取水打理庭園植物,而在孫單位及E座之間,有一幅大閘,疑同屬僭建,但未知是誰興建。至於另一幅面向C座的外牆僭建房間,亦有鐵門,僭建物上並裝有冷氣機。
來源:http://hk.news.yahoo.com/article/110524/4/ohmc.html
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倘若您還有一點點羞恥心的話,就請您下台吧。
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相關新聞:
孫公州官放火 5年拒拆僭建 嚴打僭建最高級官員 議員促全體申報
(明報)2011年5月25日 星期三 05:10
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承諾今日動工拆卸
立法會議員李永達 認為,接連有高官涉僭建醜聞,特首應要求全體問責官員及首長級公務員,主動申報寓所是否有僭建物,以示誠信。政府消息人士則透露,政府內部討論過僭建問題,認為官員和議員有僭建時應負上個人責任及作出決定。但至於官員應否申報僭建,消息人士稱問責制 官員守則沒有這個要求,而且這是私人事,他們要為自己的決定負責。
現任教育局長的孫明揚昨午召開記者會時未就事件道歉,但承認自己「不夠敏感……未有以身作則……做得不夠好」,故已聯絡註冊承建商,今日起動工拆掉僭建,以遵守屋宇署4月起實施的處理僭建物(更嚴厲)新政策。
孫未道歉 認「不夠敏感」
對於屋宇署2006年4月已發警告通知要求兩個月內拆掉僭建,但孫明揚當年作為屋宇署上司卻一直拒拆,是否知法犯法及須辭職,孫明揚回應﹕「我應該敏感些……應該主動些及更早處理問題,尤其是我曾經作為房屋及規劃地政局長」。孫明揚強調,僭建物是他在1994年買樓之前已經存在,但由於兩僭建房太小,僅數十平方呎,他買樓未察覺有僭建,其後他把兩僭建房用作放雜物及洗衣機。
稱買樓時已在 太小未察覺
屋宇署昨承認2005年9月曾接到僭建投訴,但06年只向孫明揚發出「警告通知」而不是發出更嚴厲的清拆令(見另稿),是因為孫氏寓所地下庭園的僭建物結構無即時危險,亦不妨礙走火,按當年政策不用即時取締。但鑑於今年4月屋宇署已擴大即時取締的僭建物涵蓋範圍,屋宇署會再派員巡視孫明揚寓所,以決定是否需要改發清拆令。
高官僭建風波,是源於本月18日本 報及同業揭發環境局副局長潘潔在大埔 沙欄小築的寓所,天台有僭建物兼露台被非法密封,潘潔昨回應指清拆僭建工程「已經展開,並會根據條例進行」。但昨再有傳媒揭發,孫明揚位於跑馬地箕璉坊菽園新臺D座地下的寓所,亦有僭建物,並已於2006年6月被屋宇署釘契。
記者現場所見,兩僭建物都是突出外牆的數十平方呎僭建小房間,其中面向E座的僭建房有窗戶,外牆並有人加裝了一個洗手盆,疑是為方便取水打理庭園植物,而在孫單位及E座之間,有一幅大閘,疑同屬僭建,但未知是誰興建。至於另一幅面向C座的外牆僭建房間,亦有鐵門,僭建物上並裝有冷氣機。
來源:http://hk.news.yahoo.com/article/110524/4/ohmc.html
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時事、政治、經濟
2011年5月19日星期四
2011年5月16日星期一
同人唔同命 同遮唔同柄
早前在《人何時才會醒悟? 》中提及過,因某政黨投訴的關係,康文署竟然將位於上水的九十幾棵木棉樹,連花帶子通通斬光。
近日行經某私人屋苑附近的天橋,發現有很多途人駐足在橋上拍攝甚麼的。好奇地過去看一下,原來天橋旁邊有兩棵長滿了棉絮的木棉樹,由於天橋有兩層樓左右高,途人可以近距離觀賞到棉絮。
看見後不禁會問,為甚麼同是木棉樹,生長在公眾地方的要被斬至光禿禿,生長在私人屋苑的卻可以受到尊重和保護?廣東有句俗語完完全全可以將這個情況描述,就是「同人唔同命 同唔遮同柄」。
另外,不知道廣東話「遮」是否是「傘」的正寫,在網上查了一下,大部份人都用「遮」,而且「梁蘇記遮廠」也是用「遮」字,所以估計應該不會錯吧?。
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近日行經某私人屋苑附近的天橋,發現有很多途人駐足在橋上拍攝甚麼的。好奇地過去看一下,原來天橋旁邊有兩棵長滿了棉絮的木棉樹,由於天橋有兩層樓左右高,途人可以近距離觀賞到棉絮。
看見後不禁會問,為甚麼同是木棉樹,生長在公眾地方的要被斬至光禿禿,生長在私人屋苑的卻可以受到尊重和保護?廣東有句俗語完完全全可以將這個情況描述,就是「同人唔同命 同唔遮同柄」。
另外,不知道廣東話「遮」是否是「傘」的正寫,在網上查了一下,大部份人都用「遮」,而且「梁蘇記遮廠」也是用「遮」字,所以估計應該不會錯吧?。
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2011年5月12日星期四
好的壞的也要學
很多時候,我們在工作上都渴望學到好的東西,例如最佳實務(Best Practice),除了可以借鑑別人的成功外,最重要的是自己不需要再花時間去探索去嘗試,撿現成的便宜。不過,最佳實務未必適合所有企業,就算是同一個行業,所用的方法也可能完全不同。所以切忌硬將最佳實務照抄來用。
另外,有人說自己的公司亂七八糟沒甚麼好東西學,其實不然。學習別人的失敗也得重要,因為透過學習失敗,我們可以免除自己重蹈別人的覆轍,有時比學習別人的成功更為重要。
曾閱讀過二月河的小說《康熙大帝》,內提及過周培公要做一名「善敗」將軍(不知道只是小說情節還是真有其事)。意思就是要從失敗中學習。其實只要虛心一點,把眼界放開一點,甚麼都是學習對象。好的壞的也去學(當然壞事不要去做),兼收並蓄,這就是我的經驗。
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另外,有人說自己的公司亂七八糟沒甚麼好東西學,其實不然。學習別人的失敗也得重要,因為透過學習失敗,我們可以免除自己重蹈別人的覆轍,有時比學習別人的成功更為重要。
曾閱讀過二月河的小說《康熙大帝》,內提及過周培公要做一名「善敗」將軍(不知道只是小說情節還是真有其事)。意思就是要從失敗中學習。其實只要虛心一點,把眼界放開一點,甚麼都是學習對象。好的壞的也去學(當然壞事不要去做),兼收並蓄,這就是我的經驗。
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經驗分享
2011年5月9日星期一
銷售流程的營運審計(Cash sales)之一
上幾篇談過了Credit Sales,接下來則談一下進行Cash Sales營運審計時需要看的地方。
在第一篇《銷售流程的營運審計(前言)》中提及過,Cash Sales的最大風險是其安全性,因為錢並無「識認」(當然你可以說鈔票有號碼),而且流通性強。當談及現金安全時,很多人認為是指實物上的保護措施(Physical Controls),但我則認為首先要做的,是現金銷售記錄是否能做到準確,及時和可靠。舉個簡單例子,仲使我們將收到的現金放置在既安全又穩固的夾萬中,但如果在收取時,部份現金已遭人「落格」,夾萬就不能保障所有現金的安全了。所以,現金銷售記錄是控制的關鍵。
很多企業,特別是中小企,第一個難題就是如何有效記錄所有現金銷售,例如小型茶餐廳,他們不可能像售賣貨品的店舖一樣,憑售出貨物的數量和定期的貨物盤點來確保銷售記錄準確。不能有效記錄銷售的話,現金收入是否齊全就不能保證。所以,小店在這方面最有效的控制,就是由老闆或者老闆信靠的人出任收銀員。當然,在小店而言是有效,但規模較大的企業,除非老闆是孫吾空托世懂得分身術,否則還是需要回到現實,借助流程和內部架構來控制。由於銷售涉及的行業各式各樣,每個行業所用的方法都不同,為免文章寫得太虛,我嘗試以服裝店來做例子。
要有效記錄服裝店的銷售,首先就要有一個健全的貨物存量及出入記錄。除非是十蚊店,每件貨品的價錢都是劃一,否則貨物存量和出入必需要按每件貨品及其種類來記錄。例如A款裇衫存貨1件,今天來貨10件,賣出9件,最後的結存是2件;B款褲子存貨8件,今天來貨10件,賣出15件,結存是3件,如此類推。
為確保記錄準確,最理想當然是負責編制記錄的人不會同時也負責存貨和收錢,但實際在服裝店的執行上,這要求相當困難,而且未必符合成本效益,所以有些企業是採用集體負責制,即以整家服裝店做單位來問責,店員具體的職責由他們自己安排,總之有缺貨缺錢的情況發生就由他們一起問責。除此以外,定期為貨品做盤點也是必要的,從實物盤點中可以核實存貨記錄是否準確。
有了可靠的存貨記錄後,接下來的各項控制措施就能有效運作了,下篇再談。
上一篇文章:銷售流程的營運審計(Credit sales)之四
下一篇文章:銷售流程的營運審計(Cash sales)之二
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在第一篇《銷售流程的營運審計(前言)》中提及過,Cash Sales的最大風險是其安全性,因為錢並無「識認」(當然你可以說鈔票有號碼),而且流通性強。當談及現金安全時,很多人認為是指實物上的保護措施(Physical Controls),但我則認為首先要做的,是現金銷售記錄是否能做到準確,及時和可靠。舉個簡單例子,仲使我們將收到的現金放置在既安全又穩固的夾萬中,但如果在收取時,部份現金已遭人「落格」,夾萬就不能保障所有現金的安全了。所以,現金銷售記錄是控制的關鍵。
很多企業,特別是中小企,第一個難題就是如何有效記錄所有現金銷售,例如小型茶餐廳,他們不可能像售賣貨品的店舖一樣,憑售出貨物的數量和定期的貨物盤點來確保銷售記錄準確。不能有效記錄銷售的話,現金收入是否齊全就不能保證。所以,小店在這方面最有效的控制,就是由老闆或者老闆信靠的人出任收銀員。當然,在小店而言是有效,但規模較大的企業,除非老闆是孫吾空托世懂得分身術,否則還是需要回到現實,借助流程和內部架構來控制。由於銷售涉及的行業各式各樣,每個行業所用的方法都不同,為免文章寫得太虛,我嘗試以服裝店來做例子。
要有效記錄服裝店的銷售,首先就要有一個健全的貨物存量及出入記錄。除非是十蚊店,每件貨品的價錢都是劃一,否則貨物存量和出入必需要按每件貨品及其種類來記錄。例如A款裇衫存貨1件,今天來貨10件,賣出9件,最後的結存是2件;B款褲子存貨8件,今天來貨10件,賣出15件,結存是3件,如此類推。
為確保記錄準確,最理想當然是負責編制記錄的人不會同時也負責存貨和收錢,但實際在服裝店的執行上,這要求相當困難,而且未必符合成本效益,所以有些企業是採用集體負責制,即以整家服裝店做單位來問責,店員具體的職責由他們自己安排,總之有缺貨缺錢的情況發生就由他們一起問責。除此以外,定期為貨品做盤點也是必要的,從實物盤點中可以核實存貨記錄是否準確。
有了可靠的存貨記錄後,接下來的各項控制措施就能有效運作了,下篇再談。
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內審實戰經驗
2011年5月5日星期四
愛不能解決一切
愈來愈覺得自己既天真且儍,以前一直認為只要是真心相愛,甚麼難關都可以闖過,甚麼問題也可以解決。那怕是背景、出身、宗教、種族,甚至是價值觀,只要有愛連繫著就不怕。
但在實際上,倆人因種種的不同必定會出現磨擦,磨擦多了,怎曾樣堅貞的愛也會褪色。這就好比在籬笆上下了釘子,每次的磨擦就是一口釘,磨擦愈多釘子就愈多。就算最後能把釘子一一拔走,但釘痕仍在。
互相忍讓,互想尊重也許能維持著愛,但倆人不同所產生的矛盾依然有存。如果維繫倆人的愛是一條繩子,那麼矛盾就是繩子兩端的拉力,矛盾愈深,磨擦愈多,繩索就被愈拉愈緊,當繩子承受不住兩端的拉力時就會斷開,不可收拾。
所以,如果倆人打算在一起,最好先互相了解對方的不同,而且不要以為愛能解決一切,這只是電影電視劇橋段。雖然我也相信現實世界必定有成功的例子,但可能萬中無一,更加不要以為自己就是那一個。
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但在實際上,倆人因種種的不同必定會出現磨擦,磨擦多了,怎曾樣堅貞的愛也會褪色。這就好比在籬笆上下了釘子,每次的磨擦就是一口釘,磨擦愈多釘子就愈多。就算最後能把釘子一一拔走,但釘痕仍在。
互相忍讓,互想尊重也許能維持著愛,但倆人不同所產生的矛盾依然有存。如果維繫倆人的愛是一條繩子,那麼矛盾就是繩子兩端的拉力,矛盾愈深,磨擦愈多,繩索就被愈拉愈緊,當繩子承受不住兩端的拉力時就會斷開,不可收拾。
所以,如果倆人打算在一起,最好先互相了解對方的不同,而且不要以為愛能解決一切,這只是電影電視劇橋段。雖然我也相信現實世界必定有成功的例子,但可能萬中無一,更加不要以為自己就是那一個。
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有感而發
2011年5月2日星期一
銷售流程的營運審計(Credit sales)之四
對上三篇分別談過Credit sales的信貸政策及應收賬的管理,接下來簡單地介紹一下,在進行Credit sales營運審計時,其他應要注意的地方。
1)接收客戶訂單
被審單位有沒有相應的措施,確保所有客戶訂單都記錄無誤及給予處理?例如收到的客戶訂單,銷售人員將訂單的資料輸入系統內,系統自動為每張訂單加上一個序號,訂單將會傳送至相關部門處理。
另外,在收受客戶訂單前時,被審單位有沒有相應的措施去進行一些檢查,包括客戶信貸額是否超額,折扣是否經批准,以及存貨是否足夠(如果是商品銷售),訂單是否可行(如果是製造)。
客戶信貸的檢查在對上三篇已經談過,在此不再贅述。至於折扣方面,一般來說,銷售人員都了授權,可以向客戶給予一定限度的折扣。如果折扣超過限度,就需要由其上級來批准。
關於商品銷售方面,在開單前被審單位是否有措施,去確定商品有沒有足夠的存貨以應付訂單。如果不足夠時怎麼辦,如果存貨足夠,是否又有措施去把相關的商品預留給已開的訂單。
關於訂單是否可行方面,當中包括訂製貨品的質量(是否能按照客戶所要求的規格製造貨品),數量(是否有能力製造出客戶要求的貨品數量)和時間(是否能於指定日期內交貨)。一般來說,在接受訂單前,訂單都要經過生產部門審批,看看上述三項是否沒有問題。
還有一點,被審單位是否有一套機制,去監察訂單的完成情況,並且定期找出並跟進那些未完成的訂單。
2)交貨
除非是零售業,就一般貨品銷售而言,負責存貨的人不能同時也負責銷售,信貸控制和財務。為了確保貨品的安全,每一宗出貨都應有一份出貨單(Goods Delivery Note 或 Goods Dispatch Note)做證明,而且出貨單應寫明涉及那一張訂單,客戶名稱,送貨地址,日期,貨品說明及數量等。另外,出貨單應有一個序號,方便追蹤及查看出貨單有沒有缺漏。當貨品送到客戶處,送貨人員應要求客戶簽收作實。
3)開發票
在財務方面,應有專人(例如會計人員)核對每張出貨單是否有訂單做證明,而且也應根據訂單和出貨單向客戶開出發票,要求付款。
另外,財務應定期核對發票,出貨單和訂單,確保開出發票的價錢,貨品種類及數量,折扣,信貸期等準確無誤。
4)收款
Credit sales的收款大致是銀行轉賬和支票,如果是前者則相對比較簡單,除了在發票上列明企業的收款銀行及其賬號外,也會要求客戶在轉賬後提供銀行水單,方便財務跟進。
如果是支票,企業應有一個機制,讓收到的支票盡快存到銀行處。另外,負責處理支票的人員不應同時負責編制銀行餘額調節表(Bank reconciliation),但如果在實際操作中有困難必需要由同一人負責,那麼餘額調節表必須由獨立的財務人員檢查和審閱。
另外,有些客戶會要求企業開出正式的付款收據,所有收據應編有序號,並應記錄開出收據的詳情,包括客戶名稱,金額,日期,涉及的發票編號等。
5)退賬單
當有退貨發生,或客戶多付了貨款,財務就需要開出退賬單(Credit Note)給客戶。一般而言,退賬單應編有序號,而開出前應有足夠的證明,並經過審批才開出。
6)會計控制
如果客戶合作的話,定期(例如每月)與客戶對賬是一個好的做法。就算客戶不肯對賬,定期向客戶發出客戶結單(Customer’s Statement),詳列賬項和付款明細也是一個好的做法。
另外,財務應定期核查Sales Ledger 和 Debit Ledger,確保所有銷售均已記入應收賬內。除了早前介紹過的應收賬管理外,財務也應定期審視Debit Ledger,特別是那些Credit balances,並跟進原因。
最後一提,財務也應利用一些指標來監察Credit sales 及應收賬的表現。例如Debtor turnover,stock turnover,actual sales vs. budgeted sale,no. of goods returned,profit margin,breakdown of sales by customer / region / office / product等等。
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1)接收客戶訂單
被審單位有沒有相應的措施,確保所有客戶訂單都記錄無誤及給予處理?例如收到的客戶訂單,銷售人員將訂單的資料輸入系統內,系統自動為每張訂單加上一個序號,訂單將會傳送至相關部門處理。
另外,在收受客戶訂單前時,被審單位有沒有相應的措施去進行一些檢查,包括客戶信貸額是否超額,折扣是否經批准,以及存貨是否足夠(如果是商品銷售),訂單是否可行(如果是製造)。
客戶信貸的檢查在對上三篇已經談過,在此不再贅述。至於折扣方面,一般來說,銷售人員都了授權,可以向客戶給予一定限度的折扣。如果折扣超過限度,就需要由其上級來批准。
關於商品銷售方面,在開單前被審單位是否有措施,去確定商品有沒有足夠的存貨以應付訂單。如果不足夠時怎麼辦,如果存貨足夠,是否又有措施去把相關的商品預留給已開的訂單。
關於訂單是否可行方面,當中包括訂製貨品的質量(是否能按照客戶所要求的規格製造貨品),數量(是否有能力製造出客戶要求的貨品數量)和時間(是否能於指定日期內交貨)。一般來說,在接受訂單前,訂單都要經過生產部門審批,看看上述三項是否沒有問題。
還有一點,被審單位是否有一套機制,去監察訂單的完成情況,並且定期找出並跟進那些未完成的訂單。
2)交貨
除非是零售業,就一般貨品銷售而言,負責存貨的人不能同時也負責銷售,信貸控制和財務。為了確保貨品的安全,每一宗出貨都應有一份出貨單(Goods Delivery Note 或 Goods Dispatch Note)做證明,而且出貨單應寫明涉及那一張訂單,客戶名稱,送貨地址,日期,貨品說明及數量等。另外,出貨單應有一個序號,方便追蹤及查看出貨單有沒有缺漏。當貨品送到客戶處,送貨人員應要求客戶簽收作實。
3)開發票
在財務方面,應有專人(例如會計人員)核對每張出貨單是否有訂單做證明,而且也應根據訂單和出貨單向客戶開出發票,要求付款。
另外,財務應定期核對發票,出貨單和訂單,確保開出發票的價錢,貨品種類及數量,折扣,信貸期等準確無誤。
4)收款
Credit sales的收款大致是銀行轉賬和支票,如果是前者則相對比較簡單,除了在發票上列明企業的收款銀行及其賬號外,也會要求客戶在轉賬後提供銀行水單,方便財務跟進。
如果是支票,企業應有一個機制,讓收到的支票盡快存到銀行處。另外,負責處理支票的人員不應同時負責編制銀行餘額調節表(Bank reconciliation),但如果在實際操作中有困難必需要由同一人負責,那麼餘額調節表必須由獨立的財務人員檢查和審閱。
另外,有些客戶會要求企業開出正式的付款收據,所有收據應編有序號,並應記錄開出收據的詳情,包括客戶名稱,金額,日期,涉及的發票編號等。
5)退賬單
當有退貨發生,或客戶多付了貨款,財務就需要開出退賬單(Credit Note)給客戶。一般而言,退賬單應編有序號,而開出前應有足夠的證明,並經過審批才開出。
6)會計控制
如果客戶合作的話,定期(例如每月)與客戶對賬是一個好的做法。就算客戶不肯對賬,定期向客戶發出客戶結單(Customer’s Statement),詳列賬項和付款明細也是一個好的做法。
另外,財務應定期核查Sales Ledger 和 Debit Ledger,確保所有銷售均已記入應收賬內。除了早前介紹過的應收賬管理外,財務也應定期審視Debit Ledger,特別是那些Credit balances,並跟進原因。
最後一提,財務也應利用一些指標來監察Credit sales 及應收賬的表現。例如Debtor turnover,stock turnover,actual sales vs. budgeted sale,no. of goods returned,profit margin,breakdown of sales by customer / region / office / product等等。
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