就在幾個月前某天的早晨，我如常上班，行經某處時發現有兩個黑影，分別站在行人路的兩旁派傳單。正愕然誰會在一大清早幹這些事時，看真一點，原來其中一位是現任立法會議員涂謹申。
本來我要走另一邊的，看到他後，本能上折返走向他，並說了幾句支持的話。他道謝以後就和我握了手。第一次和他握手感覺很奇怪，因為他的手完全不像律師所有，倒覺得像地盤工友，又或者農夫的手，皮膚粗糙但強而有力。
記得多年前曾於某美資公司工作，當中一位分公司高層的握手方式令我印象難忘。不論男或女，這位高層都會用力地跟對方握手，而且還會令對方有點痛。看來有點無禮，但由於他說話的態度懇切，所以只會令人感到熱情，一見難忘。
最近有幾位國內同事來訪，和他們握手的感覺很奇怪，握手都是「輕飄飄」，情況有點像大家輕輕觸碰一下就算了一樣。因為第一位同事是女生，以為她害羞才這樣，怎料和其他男生握手時也一樣。在網上無意中看到這篇文章，才知道這種「輕飄飄」的握手在國內是「流行的派頭」，原來如此！
http://hk.apple.nextmedia.com/supplement/columnist/art/20110914/15611331
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2012年6月25日星期一
Auditee不理睬你怎麼辦？
有從事內審的朋友在FB上留言，說他的Auditee有階級歧視，自己向對方攞料時全無反應，但當IA manager出馬卻完全沒有問題，朋友問如何是好。
首先，有不少機構都有「對等」文化，即是部門之間的溝通必須要由同級來進行。例如自己部門的Officer要找對方的Officer；自己的Manager要找對方的Manager。若果自己的Officer找對方的Manager，便會被視為不尊重對方。所以，在這些機構內工作的內審就要注意，若果遇到比你高級的Auditee不理睬你，可能是這個原因，那就唯有找自己的Manager出面「單聲」，要求他們幫忙。除非auditee是故意「玩嘢」，否則的話，通常都沒問題的。
另外，做fieldwork前，我習慣會安排一個Kick-off meeting，有份參與是次審計的IA和auditee人員都會出席，對方的頂頭上司最好也能參加，在會議中除了講解審計項目的目的，範圍和時間等等外，還可以藉此互相介紹，說好那位IA同事負責甚麼範疇，並由對方那位同事負責提供資料及所需的一切協助。由於對方的頂頭在場，所以通常都比較容易達成協議。
還有，從事內審的平時應要和auditee建立良好的關係，即是「扮下friend」。例如發了電郵問對方一些事情後，最好能打個電話甚至親身找對方follow up一下。我自己比較喜歡親身去一趟，可以藉此寒暄一番。
寒喧要有話題，對方的枱頭擺設是個好開始，例如見到對方放有子女的相片，話題就可以無窮無盡了。年紀多大，那裡就讀，喜歡甚麼活動等等。傾談一陣子後，入正題就容易了。
另外，fieldwork完成後，禮貌上向對方道謝，日後也要保持聯絡，例如節日時發個祝賀電郵，碰面也要寒喧幾句，用意是保持關係。
我不敢說上述的方法是萬試萬靈，但以自己的經驗，超過八成機會是有效的。
從事內審的最好能建立一個自己的social network，除了方便工作外，還可以「收料」，不過這不是一時三刻能做得到，要肯花時間去經營才可以的。
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首先，有不少機構都有「對等」文化，即是部門之間的溝通必須要由同級來進行。例如自己部門的Officer要找對方的Officer；自己的Manager要找對方的Manager。若果自己的Officer找對方的Manager，便會被視為不尊重對方。所以，在這些機構內工作的內審就要注意，若果遇到比你高級的Auditee不理睬你，可能是這個原因，那就唯有找自己的Manager出面「單聲」，要求他們幫忙。除非auditee是故意「玩嘢」，否則的話，通常都沒問題的。
另外，做fieldwork前，我習慣會安排一個Kick-off meeting，有份參與是次審計的IA和auditee人員都會出席，對方的頂頭上司最好也能參加，在會議中除了講解審計項目的目的，範圍和時間等等外，還可以藉此互相介紹，說好那位IA同事負責甚麼範疇，並由對方那位同事負責提供資料及所需的一切協助。由於對方的頂頭在場，所以通常都比較容易達成協議。
還有，從事內審的平時應要和auditee建立良好的關係，即是「扮下friend」。例如發了電郵問對方一些事情後，最好能打個電話甚至親身找對方follow up一下。我自己比較喜歡親身去一趟，可以藉此寒暄一番。
寒喧要有話題，對方的枱頭擺設是個好開始，例如見到對方放有子女的相片，話題就可以無窮無盡了。年紀多大，那裡就讀，喜歡甚麼活動等等。傾談一陣子後，入正題就容易了。
另外，fieldwork完成後，禮貌上向對方道謝，日後也要保持聯絡，例如節日時發個祝賀電郵，碰面也要寒喧幾句，用意是保持關係。
我不敢說上述的方法是萬試萬靈，但以自己的經驗，超過八成機會是有效的。
從事內審的最好能建立一個自己的social network，除了方便工作外，還可以「收料」，不過這不是一時三刻能做得到，要肯花時間去經營才可以的。
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2012年6月21日星期四
星期三打風機會最高？
熱帶風暴「泰利」於剛過去的星期日突然從東面「殺出」，從氣象圖所見大有直闖本港之勢。星期一早上，大家的話題自然是討論懸掛八號風球的機會有多大。發覺不少人都有一個印象，就是Weekday打風的機會比Weekend少，究竟是否真是這樣？
八掛心態下在天文台找到歷年的颳風資料，並且造了一個極簡單的統計。假設懸掛八號風球就等於「打風」，而且沒有風球是由一號或三號直跳至九號或以上，在過往65年（即是由1946年開始）的102次打風當中，有79次（即77%）是在Weekday（星期一至五）懸掛八號波的，在Weekend（星期六和日）則有23次（即23%）。結論是，Weekday打風的次數較Weekend多（見下圖）。
其實Weekday有5天，Weekend只有2天，按1/7的機會率計，Weekday的機會（1/7x5x100%=71%）必定大於Weekend（1/7x2x100%=29%）的，而此機率也和上述統計結果相差不算很遠。
除此以外，我把打風的日子按星期一至日的分類再來統計一遍，初時以為七天的打風次數應該是差不多，可是出來的結果有點意外，發覺原來於星期三打風的次數最多，65年來共有21次，佔總數的21%；星期六的次數最少，只有11次，即是總數的11%。詳情請看下圖：
我不熟悉統計學，上述如有錯誤，歡迎留言指正。
其實「打風」與否和Weekday/Weekend應該沒有關係，特別是它的路徑。我有一位朋友在修讀碩士課程時，就是研究如何預測颳風的路徑。記得他曾講過，有太多因素能影響颳風的路徑了，有些更可能是不知道甚麼來的，所以颳風如何走是隨機的。
話說回來，假若能證實「打風」與否和Weekday/Weekend是有關係的話，是否代表「Ｘ氏力場」真的存在？若想找出答案，應如何去做？若有兄弟姐妹知道，請留言告知，謝謝！
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八掛心態下在天文台找到歷年的颳風資料，並且造了一個極簡單的統計。假設懸掛八號風球就等於「打風」，而且沒有風球是由一號或三號直跳至九號或以上，在過往65年（即是由1946年開始）的102次打風當中，有79次（即77%）是在Weekday（星期一至五）懸掛八號波的，在Weekend（星期六和日）則有23次（即23%）。結論是，Weekday打風的次數較Weekend多（見下圖）。
其實Weekday有5天，Weekend只有2天，按1/7的機會率計，Weekday的機會（1/7x5x100%=71%）必定大於Weekend（1/7x2x100%=29%）的，而此機率也和上述統計結果相差不算很遠。
除此以外，我把打風的日子按星期一至日的分類再來統計一遍，初時以為七天的打風次數應該是差不多，可是出來的結果有點意外，發覺原來於星期三打風的次數最多，65年來共有21次，佔總數的21%；星期六的次數最少，只有11次，即是總數的11%。詳情請看下圖：
我不熟悉統計學，上述如有錯誤，歡迎留言指正。
其實「打風」與否和Weekday/Weekend應該沒有關係，特別是它的路徑。我有一位朋友在修讀碩士課程時，就是研究如何預測颳風的路徑。記得他曾講過，有太多因素能影響颳風的路徑了，有些更可能是不知道甚麼來的，所以颳風如何走是隨機的。
話說回來，假若能證實「打風」與否和Weekday/Weekend是有關係的話，是否代表「Ｘ氏力場」真的存在？若想找出答案，應如何去做？若有兄弟姐妹知道，請留言告知，謝謝！
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2012年6月18日星期一
內部控制的方法（5）：Physical safeguards
就資產、現金、文件等等物品而言，最基本而且重要的控制方法就是「鎖起來」，鎖匙交由信得過的人甚至親自保管，其實這就是「取存控制（access control）」。當然，access control只是起步，我們還要因應物品的種類，去考慮儲存環境（防火、防水、防蟲等等），儲存時限或時效，和進出記錄等。
舉個較簡單的實例—現鈔，我們除了要找個堅固的夾萬把它們鎖起來外，還要考慮這個夾萬是否防火，並且有沒有需要加防蟲劑甚至防潮劑。現鈔的進出記錄要如何去做才穩妥。還有最容易被忽略的，就是時效，即是如何防止現鈔因舊版問題而變成失效。當然，這些機會不大，但若現鈔存量很多，可能有些放在夾萬角落的現鈔長期沒有人碰過，又或者存放了其他地方的貨幣，但又不知道將會改版。所以，應至少有個機制去防止這種幾十年一遇的事情發生。
就儲存時限而言，用現鈔的確太誇張，如果儲存的東西是食物、藥物或者化學物品的話，相信就比較容易明白。最近有報導說，某幾家大型超市浪費食物，不單把仍可食用的食品倒掉，更有超市在這些食物上灑上漂白水，我看這也是Physical safeguard的手段，不過難看極了！完全暴露出其管理人員的作態。
站在超市的立場，銷毀賣不出去的食物，免卻了有人寧願撿拾食物也不肯買來吃，但畢竟這些人只佔顧客少數，最大的考慮似乎是出於責任問題。若果有人吃了這些食物出了事，難保超市不須承擔責任。況且銷毀食物的成本早以打進了顧客身上，浪費的又不是自己的錢，把食物捐到慈善團體既麻煩又涉及成本，他們當然不肯做多一步。沒有誘因要企業盡社會責任？難矣！
回正題，除了要留意物品本身的access control外，其外部環境也要顧及得到，例如將夾萬放在上鎖的房間內，甚至裝設在隱秘的地方（例如油畫後面？），而不是放置在公用地方。
曾在某機構工作時，他們就將公司所有地方劃分做不同的區域，每個地區由不同的顏色來代表，每位職員的職員證上都有顏色條，代表該位職員能夠進入的區域。要獲得這些顏色條，除了本身的職責外，還要接受安全培訓。
其實access control是一個頗為專業的範疇，維基有一個容易明白又詳細的介紹，有興趣不妨參考一下。
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舉個較簡單的實例—現鈔，我們除了要找個堅固的夾萬把它們鎖起來外，還要考慮這個夾萬是否防火，並且有沒有需要加防蟲劑甚至防潮劑。現鈔的進出記錄要如何去做才穩妥。還有最容易被忽略的，就是時效，即是如何防止現鈔因舊版問題而變成失效。當然，這些機會不大，但若現鈔存量很多，可能有些放在夾萬角落的現鈔長期沒有人碰過，又或者存放了其他地方的貨幣，但又不知道將會改版。所以，應至少有個機制去防止這種幾十年一遇的事情發生。
就儲存時限而言，用現鈔的確太誇張，如果儲存的東西是食物、藥物或者化學物品的話，相信就比較容易明白。最近有報導說，某幾家大型超市浪費食物，不單把仍可食用的食品倒掉，更有超市在這些食物上灑上漂白水，我看這也是Physical safeguard的手段，不過難看極了！完全暴露出其管理人員的作態。
站在超市的立場，銷毀賣不出去的食物，免卻了有人寧願撿拾食物也不肯買來吃，但畢竟這些人只佔顧客少數，最大的考慮似乎是出於責任問題。若果有人吃了這些食物出了事，難保超市不須承擔責任。況且銷毀食物的成本早以打進了顧客身上，浪費的又不是自己的錢，把食物捐到慈善團體既麻煩又涉及成本，他們當然不肯做多一步。沒有誘因要企業盡社會責任？難矣！
回正題，除了要留意物品本身的access control外，其外部環境也要顧及得到，例如將夾萬放在上鎖的房間內，甚至裝設在隱秘的地方（例如油畫後面？），而不是放置在公用地方。
曾在某機構工作時，他們就將公司所有地方劃分做不同的區域，每個地區由不同的顏色來代表，每位職員的職員證上都有顏色條，代表該位職員能夠進入的區域。要獲得這些顏色條，除了本身的職責外，還要接受安全培訓。
其實access control是一個頗為專業的範疇，維基有一個容易明白又詳細的介紹，有興趣不妨參考一下。
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2012年6月14日星期四
審計都有風險？
相信不少人都知道，審計工作包括範圍，目的，抽樣方法和數量等都和Auditee的風險有莫大關係。可是，原來審計本身也有風險的！
根據維基的記載，審計風險是「審計師發表不恰當審計意見的風險（可能性）」。簡單來說，就是「睇錯風險，出錯Report」。
按目前最流行的講法，審計風險（Audit risk）＝固有風險（Inherent risk）x控制風險 （Control risk）x檢查風險（Detection risk）。
為了更能顯示它們之間的關係，我繪畫了以下這幅圖。最底部的剩餘風險（Residal risk），其實就是審計師須要面對的審計風險了。
接下來講一講各種風險是甚麼。
固有風險是假設在沒有內控下發生錯誤的可能。例如準備Voucher時將銀碼寫錯了。一般來說，業務愈複雜，固有風險就愈高。例如一般商品買賣和炒賣衍生工具，前者的固有風險就應該比後者低。
除此以外，業務處身的環境狀況和管理層本身也會影響固有風險的。先講業務環境，例如一家貿易公司，他們的身處的業務環境相對銀行複雜。別的不說，單是相關的法律法規這一項，就已經令後者的固有風險增加。另外，銀行存放大量現金，相對於貿易公司的貨品，現金較容易被挪用和偷走，這一項也會增加固有風險。
至於管理層對固有風險的影響，當中包括他們的能力、誠信、管治水平、對風險的敏感度和人員變動情況。就以管治水平為例，若企業的管治差勁，固有風險隨之而增加。這也解釋了，為何當有上市企業高層捲入官司，其股價例必大跌。因為市場相信，企業管治水平和企業業績甚至前景有直接的影響。
控制風險是發生了錯誤時，內控未能有效防止或發現的可能。當中包括沒有建立內控，或者建立了內控但設計有問題或控制不足夠，又或者建立了足夠的內控卻沒有切實和及時執行。
舉個幾個例子來嘗試說明一下：公司把大量現金存放在抽屜，既沒有上鎖，也沒有收支記錄，這就是沒「有建立內控了」；公司用一個普通的小錢箱來存放大量現金，而且也沒有收支記錄，這就是「建立了內控但設計有問題或控制不足夠」；公司把所有現金鎖進夾萬，而且也設計了一個收支記錄。可是，夾萬沒有按規定鎖好，收支記錄又不齊全，這就是「內控沒有切實執行」。
檢查風險就是Auditee存在問題或錯誤，但審計師找不出來的可能性。例如Auditee有一筆或然債務（Contingency liability），若果通過正常的Bank confirmation是可以找出來的。可是不知何解，相關的Bank confirmation沒有做，令審計師錯誤以為Auditee沒有或然債務。於審計實務來說，檢查風險愈高，審計工作量就愈多。
另外，檢查風險可以再細分成抽樣風險（Sampling risk）和非抽樣風險（Non-sampling risk）。顧名思義，前者涉及抽樣，例如抽樣的數量和方法有問題，以致出來的抽樣結果未能有效代表總體；後者則涉及其他方面，例如人為錯誤，疏忽，定錯了審計目的，用錯了審計程序，「放飛機」，「鬼揞眼」等等。
對於審計風險的控制，審計師主要是通過調節檢查風險。從上文中可以清楚看到，固有風險和控制風險是審計師無法控制的，就算是Auditee，他們也只能左右控制風險。所以，倘若固有風險和控制風險很高，又要維持一定水平的審計風險的話，審計師唯一可以做的，就是調低檢查風險，要做到這一點，就無可避免要做多些測試，審計工作量自然增加。
舉個例子，從事進出口貿易公司大多數都會有或然債務，換句話說，在審計或然債務上，存在一定的固有風險。假設貿易公司的內控不太理想，例如公司不會記錄這些或然債務，為了維持審計風險在低水平，審計師唯有將可接受的檢查風險水平調低，即是加強審計測試，例如不單索取Auditee所有銀行的Bank confirmation，而且還查閱所有Bank statements，甚至擴大Sample size，查看每單進口貿易是否開有信用證，以及跟蹤其信用證狀況。
國家審計署於早年下發了一份《審計機關審計重要性與審計風險評價準則》，內裡詳細列出以上各個風險的考慮因素，很值得參考。另外，Hong Kong Standard on Auditing (HKAS) 300，以及IAS 300也有提及。
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根據維基的記載，審計風險是「審計師發表不恰當審計意見的風險（可能性）」。簡單來說，就是「睇錯風險，出錯Report」。
按目前最流行的講法，審計風險（Audit risk）＝固有風險（Inherent risk）x控制風險 （Control risk）x檢查風險（Detection risk）。
為了更能顯示它們之間的關係，我繪畫了以下這幅圖。最底部的剩餘風險（Residal risk），其實就是審計師須要面對的審計風險了。
固有風險是假設在沒有內控下發生錯誤的可能。例如準備Voucher時將銀碼寫錯了。一般來說，業務愈複雜，固有風險就愈高。例如一般商品買賣和炒賣衍生工具，前者的固有風險就應該比後者低。
除此以外，業務處身的環境狀況和管理層本身也會影響固有風險的。先講業務環境，例如一家貿易公司，他們的身處的業務環境相對銀行複雜。別的不說，單是相關的法律法規這一項，就已經令後者的固有風險增加。另外，銀行存放大量現金，相對於貿易公司的貨品，現金較容易被挪用和偷走，這一項也會增加固有風險。
至於管理層對固有風險的影響，當中包括他們的能力、誠信、管治水平、對風險的敏感度和人員變動情況。就以管治水平為例，若企業的管治差勁，固有風險隨之而增加。這也解釋了，為何當有上市企業高層捲入官司，其股價例必大跌。因為市場相信，企業管治水平和企業業績甚至前景有直接的影響。
控制風險是發生了錯誤時，內控未能有效防止或發現的可能。當中包括沒有建立內控，或者建立了內控但設計有問題或控制不足夠，又或者建立了足夠的內控卻沒有切實和及時執行。
舉個幾個例子來嘗試說明一下：公司把大量現金存放在抽屜，既沒有上鎖，也沒有收支記錄，這就是沒「有建立內控了」；公司用一個普通的小錢箱來存放大量現金，而且也沒有收支記錄，這就是「建立了內控但設計有問題或控制不足夠」；公司把所有現金鎖進夾萬，而且也設計了一個收支記錄。可是，夾萬沒有按規定鎖好，收支記錄又不齊全，這就是「內控沒有切實執行」。
檢查風險就是Auditee存在問題或錯誤，但審計師找不出來的可能性。例如Auditee有一筆或然債務（Contingency liability），若果通過正常的Bank confirmation是可以找出來的。可是不知何解，相關的Bank confirmation沒有做，令審計師錯誤以為Auditee沒有或然債務。於審計實務來說，檢查風險愈高，審計工作量就愈多。
另外，檢查風險可以再細分成抽樣風險（Sampling risk）和非抽樣風險（Non-sampling risk）。顧名思義，前者涉及抽樣，例如抽樣的數量和方法有問題，以致出來的抽樣結果未能有效代表總體；後者則涉及其他方面，例如人為錯誤，疏忽，定錯了審計目的，用錯了審計程序，「放飛機」，「鬼揞眼」等等。
對於審計風險的控制，審計師主要是通過調節檢查風險。從上文中可以清楚看到，固有風險和控制風險是審計師無法控制的，就算是Auditee，他們也只能左右控制風險。所以，倘若固有風險和控制風險很高，又要維持一定水平的審計風險的話，審計師唯一可以做的，就是調低檢查風險，要做到這一點，就無可避免要做多些測試，審計工作量自然增加。
舉個例子，從事進出口貿易公司大多數都會有或然債務，換句話說，在審計或然債務上，存在一定的固有風險。假設貿易公司的內控不太理想，例如公司不會記錄這些或然債務，為了維持審計風險在低水平，審計師唯有將可接受的檢查風險水平調低，即是加強審計測試，例如不單索取Auditee所有銀行的Bank confirmation，而且還查閱所有Bank statements，甚至擴大Sample size，查看每單進口貿易是否開有信用證，以及跟蹤其信用證狀況。
國家審計署於早年下發了一份《審計機關審計重要性與審計風險評價準則》，內裡詳細列出以上各個風險的考慮因素，很值得參考。另外，Hong Kong Standard on Auditing (HKAS) 300，以及IAS 300也有提及。
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2012年6月11日星期一
Big 4內審趣聞（2）：用印
早前有朋友講了兩個關於四大的工作趣聞，當中的一個已寫成了《Big 4內審趣聞（1）：要求客戶為100元入賬》，另外一個現在也寫寫。以下文字由朋友提供，我只略為修飾了一下。
場景：四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查，於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。
經理A：「你地會計部好唔安全，點解你地個『財務印』要放係出納到？出納係會計部既人，會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票，應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀！」
客戶FC：「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎？你知道公司有多少交易要用『財務印』？用一次要總經理辦公室處理？」
這時經理A還不知已經出糗了，還向客戶提出反建議：「那麼就由『內審』管『財務章』吧！或者由總經理辦公室的秘書（她是負責管『公司章』）來管吧！」
客戶FC（發火中）：「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜？另外，你叫一個秘書去批用『財務章』？她只是初中程度罷了，又唔係會計人，點識分會計文件既真假？」
經理A：「。。。」
其實也難怪那位經理，因為國內的用章制定和香港截然不同，國內普遍「認章唔認人」，而且每家企業都有多個印章，每種印章的用途又有不同的規定，要把它們搞清楚，的確要花一番時間。
一般國內企業的印章主要包括「公司公章（簡稱公章）」、「財務專用章（簡稱財務章）」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的，還會有一個叫「合同章」。
在眾多印章當中，「公章」比較重要，因為具有法律效力，例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義，「財務專用章」用於財務事項，主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯，申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」，和香港簽名加公司印不同。至於「發票專用章」，就是用來開發票時用的。
檢查簽名的真偽，我們可以核對簽名式樣，以及向簽名之人查詢有沒有簽過（當然，若數量太多就很難了）。但印章是死物，它不會告訴你「我曾於何時何日用過」！那麼怎樣去控制呢？國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章，以及登記所有用印事項。
例如公章，由於比較重要，通常都交由總經理或其授權人（大多數是總經理的秘書或者私人助理）保管。當需要用印時，申請人需要填寫申請書，具體說明用印理由，獲批准後，在總經理或授權人當面的監察下用印，而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份數，以及用印人的簽名。
至於財務專用章和法人私章，由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金，所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬，會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」，再由公司法人（或其授權人）核對，沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。
其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」，在審計前不妨在網上找來看一看。
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場景：四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查，於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。
經理A：「你地會計部好唔安全，點解你地個『財務印』要放係出納到？出納係會計部既人，會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票，應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀！」
客戶FC：「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎？你知道公司有多少交易要用『財務印』？用一次要總經理辦公室處理？」
這時經理A還不知已經出糗了，還向客戶提出反建議：「那麼就由『內審』管『財務章』吧！或者由總經理辦公室的秘書（她是負責管『公司章』）來管吧！」
客戶FC（發火中）：「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜？另外，你叫一個秘書去批用『財務章』？她只是初中程度罷了，又唔係會計人，點識分會計文件既真假？」
經理A：「。。。」
其實也難怪那位經理，因為國內的用章制定和香港截然不同，國內普遍「認章唔認人」，而且每家企業都有多個印章，每種印章的用途又有不同的規定，要把它們搞清楚，的確要花一番時間。
一般國內企業的印章主要包括「公司公章（簡稱公章）」、「財務專用章（簡稱財務章）」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的，還會有一個叫「合同章」。
在眾多印章當中，「公章」比較重要，因為具有法律效力，例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義，「財務專用章」用於財務事項，主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯，申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」，和香港簽名加公司印不同。至於「發票專用章」，就是用來開發票時用的。
檢查簽名的真偽，我們可以核對簽名式樣，以及向簽名之人查詢有沒有簽過（當然，若數量太多就很難了）。但印章是死物，它不會告訴你「我曾於何時何日用過」！那麼怎樣去控制呢？國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章，以及登記所有用印事項。
例如公章，由於比較重要，通常都交由總經理或其授權人（大多數是總經理的秘書或者私人助理）保管。當需要用印時，申請人需要填寫申請書，具體說明用印理由，獲批准後，在總經理或授權人當面的監察下用印，而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份數，以及用印人的簽名。
至於財務專用章和法人私章，由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金，所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬，會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」，再由公司法人（或其授權人）核對，沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。
其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」，在審計前不妨在網上找來看一看。
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2012年6月8日星期五
大老闆心態造就高工時立法
本文於今天（6月8日）《信報》的年青有計專欄內刊登。
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大老闆心態造就高工時立法（作者：Bittermelon）
從事過審計的朋友，大抵都體驗過「填Timesheet」時的苦惱滋味。Timesheet其實是一份表格，審計員每月都要填寫給公司，上報當月每個審計項目的工作時數。說苦惱，因為收取的審計費總是不能和工作量成正比，令每個項目的Time budget都很有限，以至實際的工作時數超出預算。為了避免「Charge 爆鐘」而給合伙人「照肺」，大家就要各出奇謀了。
方法一是「卡冚卡」，利用新Job的預算來償還舊Job的「鐘債」。可是十個茶煲九個蓋不是長遠之計，最後唯有自行離職，就像宣布破產一樣來個「鐘數一筆銷」，到另一家公司重新做人。
方法二是做「債務重組」，事先和其他同事協調，這個Job我「Charge鐘」多些，你少些；下一個Job我「Charge」少些，你多些。可是巧婦難為無米炊，預算始終有限，「鐘債」依然纒身。
方法三是努力加班還「鐘債」，天天加班至深夜還未夠？唯有請病假來加班！情況像同時做幾份兼職，直至身心疲累而倒下為止。
會計的大老闆心態
造成今日的局面，其實與「大老闆心態」不無關係。
此心態其實存在於各行各業，有不少僱主都認為，我支付薪金給你，你就有責任乖乖幫我解決所有問題。遇到困難不要煩我，你自己解決好了。不論是審計和會計，香港的會計從業員就因此而受盡折磨。
會計工作特別之處是有時限性，以香港的上市企業為例，每年的業績必須於年終後的六個月內公佈，所以企業內的會計人員須要盡早完成年結工作，好讓審計師進行核數。可是，目前的會計準則要求愈來愈高，特別是香港跟隨了國際會計準則以後，事事講求「公允值（Fair value）」。當然，這是比較好的方法去評估企業的資產和負債，但工作量就無可避免大增。
工作量多了，但會計工作有季節性，大老闆當然不想貿然增聘人手。小僱員為了公司著想，「抵諗D」自己無償加班，盡力把工作完成。久而久之，這種「抵得諗」竟然變成「老逢」，大老闆不單沒有心存感激，最後還視之為小僱員的基本要求！
雖然近年很多公司都提倡Work-life balance，並且推出相應的措施，但作用有限，甚至帶來不便。曾於某會計師行工作的好友就有此遭遇，公司響應工作與生活平衡，硬性規定員工必須於晚上某時間前離開。某日好友因追趕死線，所以如常留在公司加班。快要到規定的時間，老闆見狀就走過來說：「早啲走啦，未做完都唔好留係到咁夜，做好既File聽朝放係我枱面喇！」好友無言，唯有盡快收拾細軟，將幾斤重的文件和電腦帶回家中繼續拼搏。
物極必反是永恆的道理，反彈是必然的。目前社會普遍要求立法規管最高工時，就是因為「大老闆心態」去得太盡，令小僱員要「作反」。
最高工時立法是雙輸
根據目前的資料，最高工時的規管有三個方向，第一個是當實際工時超過法定標準時，多出來的工時就視作加班，僱主必需支付加班費或以有薪假期來補償。第二個方向是實際工時不能超過法定標準，例如法例規定每天工作不可以超過十小時，否則便是違法。第三個方向則是以上兩個的混合。
其實工時只是眾多量度工具中較為客觀而已。至於在Timesheet上的工作時數是否等於幹了相等質量的工作，則是各有各的尺度，難以定出一個人人都能接受的「公允值」。在無可選擇下，似乎第三個方向比較能拉近勞資雙方的距離。
專業會計工作的性質特殊，若果實施最高工時難度很大，代價也不菲。例如在旺季，由於要控制每位員工的最高工時，但同時又要趕及期限，老闆唯一可做的就是增聘人手。可是，當到了淡季，工作量大減，多出來的人手便成為浪費，僱員在公司無所事事也不易過。
其實業界心知肚明，最高工時只會損害營商環境，甚至削弱香港的競爭力，但大老闆心態不懂得收斂，小僱員唯有爭取立法去保障自己的權益。這是一個雙輸的結果，公司盈利勢必下跌，連鎖反應下，僱員的工資也難以提升。
不論是大老闆還是小老闆，趁最高工時還未立法，是否應該好好設身處地想想，並和僱員一起達至雙贏的方案？
文章來源：http://hkyaa.blogspot.hk/
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大老闆心態造就高工時立法（作者：Bittermelon）
從事過審計的朋友，大抵都體驗過「填Timesheet」時的苦惱滋味。Timesheet其實是一份表格，審計員每月都要填寫給公司，上報當月每個審計項目的工作時數。說苦惱，因為收取的審計費總是不能和工作量成正比，令每個項目的Time budget都很有限，以至實際的工作時數超出預算。為了避免「Charge 爆鐘」而給合伙人「照肺」，大家就要各出奇謀了。
方法一是「卡冚卡」，利用新Job的預算來償還舊Job的「鐘債」。可是十個茶煲九個蓋不是長遠之計，最後唯有自行離職，就像宣布破產一樣來個「鐘數一筆銷」，到另一家公司重新做人。
方法二是做「債務重組」，事先和其他同事協調，這個Job我「Charge鐘」多些，你少些；下一個Job我「Charge」少些，你多些。可是巧婦難為無米炊，預算始終有限，「鐘債」依然纒身。
方法三是努力加班還「鐘債」，天天加班至深夜還未夠？唯有請病假來加班！情況像同時做幾份兼職，直至身心疲累而倒下為止。
會計的大老闆心態
造成今日的局面，其實與「大老闆心態」不無關係。
此心態其實存在於各行各業，有不少僱主都認為，我支付薪金給你，你就有責任乖乖幫我解決所有問題。遇到困難不要煩我，你自己解決好了。不論是審計和會計，香港的會計從業員就因此而受盡折磨。
會計工作特別之處是有時限性，以香港的上市企業為例，每年的業績必須於年終後的六個月內公佈，所以企業內的會計人員須要盡早完成年結工作，好讓審計師進行核數。可是，目前的會計準則要求愈來愈高，特別是香港跟隨了國際會計準則以後，事事講求「公允值（Fair value）」。當然，這是比較好的方法去評估企業的資產和負債，但工作量就無可避免大增。
工作量多了，但會計工作有季節性，大老闆當然不想貿然增聘人手。小僱員為了公司著想，「抵諗D」自己無償加班，盡力把工作完成。久而久之，這種「抵得諗」竟然變成「老逢」，大老闆不單沒有心存感激，最後還視之為小僱員的基本要求！
雖然近年很多公司都提倡Work-life balance，並且推出相應的措施，但作用有限，甚至帶來不便。曾於某會計師行工作的好友就有此遭遇，公司響應工作與生活平衡，硬性規定員工必須於晚上某時間前離開。某日好友因追趕死線，所以如常留在公司加班。快要到規定的時間，老闆見狀就走過來說：「早啲走啦，未做完都唔好留係到咁夜，做好既File聽朝放係我枱面喇！」好友無言，唯有盡快收拾細軟，將幾斤重的文件和電腦帶回家中繼續拼搏。
物極必反是永恆的道理，反彈是必然的。目前社會普遍要求立法規管最高工時，就是因為「大老闆心態」去得太盡，令小僱員要「作反」。
最高工時立法是雙輸
根據目前的資料，最高工時的規管有三個方向，第一個是當實際工時超過法定標準時，多出來的工時就視作加班，僱主必需支付加班費或以有薪假期來補償。第二個方向是實際工時不能超過法定標準，例如法例規定每天工作不可以超過十小時，否則便是違法。第三個方向則是以上兩個的混合。
其實工時只是眾多量度工具中較為客觀而已。至於在Timesheet上的工作時數是否等於幹了相等質量的工作，則是各有各的尺度，難以定出一個人人都能接受的「公允值」。在無可選擇下，似乎第三個方向比較能拉近勞資雙方的距離。
專業會計工作的性質特殊，若果實施最高工時難度很大，代價也不菲。例如在旺季，由於要控制每位員工的最高工時，但同時又要趕及期限，老闆唯一可做的就是增聘人手。可是，當到了淡季，工作量大減，多出來的人手便成為浪費，僱員在公司無所事事也不易過。
其實業界心知肚明，最高工時只會損害營商環境，甚至削弱香港的競爭力，但大老闆心態不懂得收斂，小僱員唯有爭取立法去保障自己的權益。這是一個雙輸的結果，公司盈利勢必下跌，連鎖反應下，僱員的工資也難以提升。
不論是大老闆還是小老闆，趁最高工時還未立法，是否應該好好設身處地想想，並和僱員一起達至雙贏的方案？
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