2011年4月11日星期一

銷售流程的營運審計(Credit sales)之二


至於審計方面,最理想的是公司已有一個書面的信貸政策,這樣我們就可以先行審視政策是否已全面涵蓋上述的各項措施,並根據政策內的規定,查樣檢查相關人員是否依從規定來進行信貸管理。有些公司並沒有書面的信貸政策(這點已經是Audit finding),但已有一套慣常的程序,那麼內審就要先記錄整套程序,形式可以是System flowcharts或System Notes,視乎內審的內部要求。

很多時候, Auditee都不喜歡將慣常的程序形成書面政策,一來覺得麻煩,二來覺得費時失事,辛苦弄了出來卻甚少有人會看。其實在內審的角度來向,書面的政策很重要,因為它是建立有效溝通的第一步。當首次編寫政策時,各部門就有機會釐清各方在流程中的責任及問題所在,另外,當有新同事加入,書面政策又可以當成教材讓新人自行學習。再者,當出現爭駁或對某方面有疑問時,書面政策就可以變成依據。

另外,如上述所說,很多時信貸政策因前線銷售人員不肯合作關係,而未能有效執行。例如政策要求新客戶必須通過信用評估才能開單,但銷售人員往往覺得這個安排有礙業務開展,常以種種理由要求先開單,之後才補做信用評估。又例如當某客戶想落新訂單,但信用額以超過限額,銷售人員為了多做生意,又會要求公司特別處理。為了監管這一類特別情況,公司應設立一個例外情況的審批(Exceptional approval)機制,指明在那種情況下,那些信貸政策的要求可以暫時不執行,並且對這些情況做統計,用作日後檢討。舉個例子,客戶賬戶金額已超過信用額度,但他們又希望加單,如果超額是十萬元以內,財務總監的批准就可以,但只可以是一次性,但如果超額是十萬元以上,則需要董事的批准。

在審核時,我們應查看例外情況審批的統計,看看是否有濫用的情況出現。例如這種情況經常出現於某個客戶或某組銷售人員,我們就必需向管理層報告這個情況。

從以上各點中可以看得到,要信貸政策有效執行,管理層的取態和支持是至為重要。如果他們也認為生意額是重要過一切的話,就算內審多努力也是白費。

--------
上一篇文章:銷售流程的營運審計(Credit sales)之一
下一篇文章:銷售流程的營運審計(Credit sales)之三

&&&&&&&&

沒有留言:

LinkWithin

Blog Widget by LinkWithin