2014年11月17日星期一

如何提高工作效率:善用電郵應用程式(二)

上一篇分享了五個善用電郵應用程式的好習慣,這一篇則三個常用的應用功能。

6. 善用提醒功能

對於那些需要回覆但未能即時處理,例如需要找尋或等待資料,為免忘記,我們可以將電郵加一個「Flag」。例如Outlook,你可以為每一個電郵設定開始日、到期日,並且可以加上提醒日期和時間。又例如免費版Gmail或Yahoo mail,雖然它沒有此功能,但可以建立一個名為「未處理」的標籤或文件夾,將所有未能即時處理的電郵加上這個標籤或此文件夾,並且定期翻閱這類電郵以避免遺漏。

7. 特定時間發送電郵

有些時候,寫好了一封電郵但想在某時段才發送。例如收件人在美國,現在是當地深夜時份,若太早發送擔心收件人忽略了。又例如要扮勤力讓別人以為自己不眠不休在工作,因此想將電郵於深宵才發放。面對這個情況,可以利用電郵應用程式的延遲發送功能。還有向工作伙伴發放生日電郵,以及定期向客戶發出提示電郵等。以Outlook為例,程式設有「Delay delivery options」,可以讓電郵到了指定日期和時間後才發送。又例如Gmail,坊間有個叫Boomerang的工具可以安裝進去,功能與Outlook的相若。

從小處著手,幫助自己提高工作效率

8. 慎用電郵訂閱及通知功能

為了方便獲取最近的資訊和消息,不少網站都會提供電郵訂閱服務,只要輸入電郵地址及簡單的個人資料作登記,就會收到提示電郵。雖然這個並非電郵應用程式,但也值得一談,因為訂閱得太多太濫,其實是自己玩自己,我們需要花時間去處理這些電郵提示。因此,訂閱前應考慮清楚是否有真正需要。對於己訂閱的,也應定期檢視其需要,沒用的宜盡早取消。

此外,Facebook,Twitter 等社交網站均提供電郵通知功能,我們應謹慎設定,避免增加處理電郵之負荷。以Facebook為例,其實它本身已經具備通知功能,根本無需再透過電郵通知多次。

其實以上各點包括上一篇提及的並沒有什麼特別之處,而且也不是什麼「秘技」,但卻從小處著手,幫助自己提高工作效率,不妨由今天開始試試吧!

文章來源:Education post 2014-11-14

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