2014年11月29日星期六

如何提高工作效率:To do list

所謂「好記性不如爛筆頭」,人腦雖然複雜而且較電腦「先進」,但並非時常可靠。因此,把待辦的事情記下,除了避免遺忘外,也可以幫助管理自己的時間。記錄方法有很多,有人喜歡寫在告示貼上,然後粘貼在當眼處來提示自己,例如電腦螢幕或座位間隔牆。不過,若告示貼意外地丟了,待辦事情也有可能隨之而忘掉。又或者待辦事情多不勝數,即使貼滿了整個工作間也不足夠。況且,東一張西一張的告示貼也不便翻閱,始終要找個有效的記錄方法才成。

有甚麼好建議?「To-do-list」是個不錯的方法,目前有不少相關的電腦和流動電話程式可以應用,或者簡單如一部筆記簿也成。不過,編制時有些事項是需要注意的。

1. 定時檢視和更新

每天找兩個時間檢視和更新清單。以自己為例,先在開工前檢視一遍,以便預備和安排當天的工作。到了下班時份就更新清單,包括檢視和記錄各事項的進度,已完成的就標記為完成,未能依時完成的,則視乎其重要性和急趕程度重新安排時間。

2. 記下所有待辦事項

既然是To-do-list,所有一切待辦事項也應記下,即使是如何瑣碎,或者自己不願意做的事情。為免忘記,最好也為每項待辦事情寫個簡單的摘要、到期日和重要性。一般來說,將重要性分為「高、中、低」三級已經足夠。當然,視乎個人需要再細分多幾級也是可以的,但避免混亂,原則是愈少愈好。

3. 為待辦事項排序

我們每天只有24小時,時間有限但事情可以無限,因此應把所有已知的待辦事項,按其緩急和重要性來排序。若發現同時有幾項重要性高而且急趕的待辦事項,代表To-do-list發揮了其中一個作用,就是協助管理時間。這個時候,應及早找尋解決方法,例如將工作下放或交托予別的同事,又或者與上司商討如何重新安排工作。

4. 分拆待辦事項

若果待辦事項所需的時間較長,或者需要分階段進行,應考慮分拆成多個小任務來記入To-do-list。例如進行會計月結,當中包括不少細項,例如做bank reconciliation、檢查發票cut-off、為該月的開支做accrual等,將這些細項分拆,除了容易監管外,也可以確保沒有遺漏。不過,對一些經常重複的工作,可以考慮做一個Checklist來代替分拆。

5. 每天只專注當日的事項

如上述所說,每天開工前檢視一下To-do-list。當我們執行時應只專注當天的事項,並且盡力將之完成。若然未能完成,則需要重新檢視To-do-list並應盡早尋求應變方法,例如將工作延期、下放或交托予同事等。

6. 突發事項

很多時候,我們都會碰上突發事情需要即時處理,又或者某個待辦事項遇上了阻滯,To-do-list因而被搞亂。所以,在編排每日的工作時,盡量避免把工作排得太密,最好預留一些時間給偶發事件。有人認為這樣浪費了時間,其實不然,因為若果最終一切順利兼風平浪靜而多出了時間,也可以將翌日的工作提早進行。

由今天開始,嘗試以To-do-list來管理一下時間吧。

文章來源:Education post 2014-11-28

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