從事內部審計多年，經常需要撰寫電郵、備忘錄、報告和演示之類。初出茅廬不懂拿揑分寸，總是長篇大論，生怕閱讀人不明白。當年還有一個誤解，以為內容詳盡才叫勤力，簡短就是懶Hae。直至碰到一位好上司，教曉瓜瓜商業寫作應「簡而精」，因為在資訊爆炸兼講求效率的年代，決策者分秒必爭，根本沒有太多時間去詳閱文字。若希望「幫到忙」而不是「幫倒忙」，撰寫商用書信時應做到長話短說。
做到簡而精其實一點不容易，除了自己需要熟悉所講的內容外，也必先了解閱讀人的背景。例如對方擁有會計知識，撰寫財務報告時就不用對會計專有名詞有所忌諱。又例如對方是CEO，對公司運作早已瞭如指掌，撰寫報告時就可以省去那些已知悉的背景資料。
若閱讀人眾多且背景各異又怎辦？例如內部審計報告，上至CEO下至負責職員皆會閱讀，這時行政摘要 ( Executive summary ) 就大派用場。一篇成功的行政摘要，能令閱讀人不用看細節也能了解報告內容。我們可以先撰寫詳細報告供負責職員閱讀，內容不妨寫得仔細一些。接著根據報告內容撰寫行政摘要，由於供管理層閱讀，撰寫時只要點出重點就成。以自己經驗而言，若不包括圖表，行政摘要盡量控制在兩頁A4紙內。
此外，若情況許可不妨加插圖表，若能善用猶勝千言萬語。例如現在極為流行的資訊圖表 ( Infographic )，能讓讀者瞬間掌握背後訊息。
綜合而言，商用寫作宜長話短說，所用語言也應盡量淺白。以前商業書信喜歡「禮多人不怪」，現在已不合時宜，過於客套和拘謹的詞彙，還是可免則免為佳。
原文刊於：Education post 2015-11-13
&&&&&&&&
沒有留言:
發佈留言