數據驗證是一個程序，確保應用程式所用的數據全是準確無誤。例如年齡，數值必定大於0。又例如出生月份，數值必定在1至12之間。一個設計完善的應用程式，在數據輸入前會為數值進行驗證。不過，當從資料庫取出數據，數據未必百分百準確無誤。特別是Auditor向被審單位拿取數據作分析時，這些數據能否直接使用，往往取決於數據的有效性。例如零售店的季度銷售紀錄，交易數量隨時數以千計，若要一一檢查才使用，於Auditor來說既費時又失事。不過，若通過Data validation這個功能，我們就可以快速地找出潛在問題。
舉個例子，以下的季度銷售紀錄屬於今年第一季，因此所有銷售交易的發票日期應在2016年1月1日至3月31日的範圍內。要進行有效性和完整性檢查，我們首先要為日期欄設定範圍。步驟如下：
1. 點選日期欄
2. 在「Data tab」中點擊「Data Validation」
3. 在「Settings」中為數據有效性設定條件，揀選「Data」，取消「Ignore blank」( 即不可留空 )，以及設定日期範圍為2016年1月1日至3月31日。
4. 之後點選「Circle Invalid Data」。
5. Excel就會將不符合條件的儲蓄格圈出來，包括5號發票沒有日期，以及8號發票的日期並非在2016年第一季。
再舉個例子，假設所有產品的單價只會在30至100元之間，設定的步驟如下：
1. 點選單價欄2. 在「Data tab」中點擊「Data Validation」。
3. 在「Settings」中為數據有效性設定條件，揀選「Whole number」，取消「Ignore blank」( 即不可留空 )，以及設定數值範圍為30至100。
4. 點選「Circle Invalid Data」後，因8號發票的單價在設定範圍以外，所以被Excel圈出來。
另一個auditor經常做的檢查是序號是否重覆和遺漏，例如發票編號，只要幾個簡單的步驟就能查出來。步驟如下：
1. 先為發票編號進行排序 ( sorting )，排序設定是由小至大。2. 在H5儲存格輸入公式「=IF(A5-A4=1,"","missing")」。
3. 再將此公式複製到H6至H15的儲存格內。
4. 若發票編號存在遺漏，如7號發票，儲存格就會出現「missing」字樣。
若果發票編號包括字串而非全數字，在此情況下就不能進行檢查，應怎辦？不用怕，我們可以先利用「文字函數」如LEFT、MID、RIGHT等公式把數字抽出來，然後再用上述方法檢查重覆和遺漏。
最後一提，Excel雖然能進行數據驗證，但始終不及審計軟件方便和全面。若果需要經常分析數據，而且數據量龐大，還是使用審計軟件為佳。
3 則留言:
謝謝分享。這篇文章十分實用。
除了Excel，我在blog的其他文章也知道ACL和IDEA能為Excel補不足。請問ACL和IDEA在內審方面，現時有多普及？
另外，由於今時今日不少公司的記錄都以電子方式儲存，加上審計軟件的便利，我得悉將來的方向會是乾脆不用sampling，而傾向用軟件去audit整個population。請問這會是將來的趨勢嗎？
謝謝C2君
於外國如美加，ACL在ia field中較普及，以且有好多 training 可以上。
你說得對，其實現在已經利用審計軟件進行 100% sampling, 先對所有 data 進行分析，找出 exceptions 並加以 follow up.
一個簡單例子，例如中procurement,正常係出咗po先會從供應商處收貨。利用軟件找出所有收貨日期比 po發出日期還要早的 po，然後幾單來跟進及找出原因。
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