2013年8月5日星期一

會計人都是算死草

此文刊於上周五(2013年8月2日)《信報》的年青有計專欄內。

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會計人都是算死草(作者:Bittermelon)

會計人一向給外界的印象都是「算死草」。就有人說過,給我們算過的地方定必寸草不生,連西方社會也一樣有「Bean counter」,即「數豆者」的貶稱,連每粒豆也要點算清楚,可見會計人錙銖必較的形象中外亦然,但有沒有想過為什麼?

因為天生「算死草」之人喜歡修讀會計?還是會計學將普通人訓練成「數豆者」,專計「婆乸數」?就像《呆伯特》漫畫裡的會計部,那裡是一個惡魔的殿堂,任何正常人只要在會計部稍為呼吸一下,都會變成專門消滅部門預算的惡魔?

算死草屬工作需要

其實外人有這個想法不足為奇,相信這與當今的複式簿記方法(Double-entry bookkeeping system)有莫大關係。此方法於現代廣受應用,據說最早由威尼斯商人使用,及後由意大利數學家Luca Pacioli研究及整理出來,並於1494年於《算術、幾何、比與比例總覽》一書中發表,所以Pacioli被後世稱為「會計學之父」。

據說Pacioli是達文西(Leonardo da Vinci)的好朋友,除了一起研究數學和幾何知識外,他們更共住了一段時間。

曾經修讀過會計學的大抵都會知道,當記錄每宗經濟活動時,例如將銷售入賬,都須要同時借記(Debit)現金賬或應收賬,以及貸記(Credit)銷售賬。若兩邊不相等,即代表有問題,那怕相差只有一個幾毫,也要把原因找出來。

有人可能會問,一個幾毫都要花時間去追查?的確如此!因為看似小數目,但出現差異的背後可能是由於一個重大的問題。例如有兩筆錯賬,一筆是借記$1,000,000.00,另一筆則是貸記 $1,000,000.01,因兩筆錯賬銀碼相若,在Debit和Credit互相抵銷下,出來的差別就只有$0.01。若我們不去追查原因,這兩筆錯賬就不會被發現了。

另外,會計人要追查差異的原因也和會計科目歸類有關。例如出售了一件標價100元的產品,但只收到80元現金,那麼20元差額去了哪裡?是給了顧客的折扣?未收的應收款?顧客退貨補錢換產品?顧客早前已付了按金,現在要沖銷?差額是現金但丟失了?還是產品標價出錯,其實真正價錢是80元?因上述每個情況的會計科目歸類或入賬方法都不同,所以我們有必要查究到底。

會計人是Gatekeeper

除此以外,即使錯賬的數額細,但積少成多下,最後累積起來的影響可以很大。瓜瓜就曾經聽過一個發生在N年前的案例,當時商界開始利用電腦程式於會計賬務中,那時IT Audit還未普及,會計師也只將電腦和電腦程式視為「黑盒」,即是只探究輸入與輸出,對內裡搞什麼東東全不過問。

當時美國某家公司,有一位電腦程式員看準了這個漏洞,在編寫支薪(Payroll)的電腦程式時,偷偷地加入特別指令,將全公司員工薪金的小數點後所有數字,自動撥歸他自己的薪金賬戶內。對於每位員工來看,小數位只是細數目,所以沒有人為意。而這種欺騙手段,在外國稱為「Salami Slicing」。

「Salami」就是「莎樂美腸」,「Salami Slicing」的字面解釋就是將香腸切片。在西方,各式各樣的香腸都是放在櫃台上賣的,就好像香港某些高級超市,顧客可以這種香腸點一些,那種又點一些,超市職員就把香腸切成一片片,打包後交給顧客。因為「Salami Slicing」這個「每種香腸都點一些」的行為和上述電腦欺詐手法相似,人們就用了此字詞來形容了。

其實會計人在企業的職責像Gatekeeper,有責任去保護企業的財產。若要做到此點,備存仔細詳盡的記錄是重要的第一步。就好像存貨,若不能記錄每件貨品的出入數量、日期、時間、負責人名稱等,那又如何可以確保存貨沒有被偷取?

所以,會計人不是故意要錙銖必較,也不是要與全公司為敵,只是全因為工作上的需要。以後請大家高抬貴「口」,不要再責怪我們是「算死草」好嗎?

(更正:上週「誰吃誰的鐘」一文,作者應為 Small Potato,特此更正。)

文章來源:http://hkyaa.blogspot.hk/2013/08/bittermelon.html

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1 則留言:

Quality Alchemist 說...

「當時美國某家公司,有一位電腦程式員看準了這個漏洞,...」
我記得是美國某銀行,是一位C9發現的。其實C9才是天生「算死草」之人!

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